Zeitmanagement Methoden – Die besten Gratis-Tipps

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Zeitmanagement Methoden und Tipps gibt es wie Sand am Meer. In unserem Seminar Kinetisches Zeitmanagement® geht es darum, wie Sie in der modernen Business-Welt mit dem wertvollsten Gut Zeit bestmöglich umgehen. Denn die Methode, einfach noch mehr zu arbeiten, ist sicher nicht die cleverste.

Die nachfolgenden Tipps haben wir für Sie als Inspirationen zusammen gestellt. Diese sind allerdings nicht 1:1 aus unserem Seminar Kinetisches Zeitmanagement® übertragen und durch unsere systemischen Konzepte nicht vergleichbar.

Damit Sie jedoch schon mal selbstwirksam Ihr persönliches Zeitmanagement optimieren können, erhalten Sie in diesem Beitrag viele kostenlose Tipps, um mit dem geringstmöglichen Aufwand die besten Ergebnisse zu erzielen.

Index – Zeitmanagement Methoden – Die besten Gratis-Tipps

Aus unserer Erfahrung ist für ein optimales Zeitmanagement die Fokussierung nur auf die Performance, ohne auf die Zielsetzung und persönliche Energien zu achten, nur die „halbe Miete“.

Deshalb haben wir für Sie diesen umfangreichen Artikel in die drei Bausteine unseres Kinetischen Zeitmanagements gegliedert. Bevor Sie weiter lesen sehen Sie hier zur schnellen Orientierung den Überblick über die Empfehlungen für ein besseres Zeitmanagement :

1. Zeitmanagement-Baustein: ZIELE

1.1. Auf Kurs gehen
1.2. Machen Sie es sich einfacher

2. Zeitmanagement-Baustein: ZEIT

2.1. Die wichtigste Frage
2.2. Entlasten Sie Ihren Arbeitsspeicher für effektives Zeitmanagement
2.3. Planung im Kinetischen Zeitmanagement®
2.4. Fokussieren Sie sich
2.5. Trennen Sie sich vom Anspruch an Perfektion
2.6. Nutzen Sie Ihren IQ
2.7. „Zeitdiebe“ vermeiden

3. Zeitmanagement-Baustein: ENERGIE

3.1. Intelligenter Arbeiten
3.2. Schaffen Sie Energie für Neues

1. Zeitmanagement-Baustein: ZIELE

1.1. Auf Kurs gehen

Wir kennen kein Zitat, das die Quintessenz der Zielsetzung besser auf den Punkt bringt, als das von Seneca:

„Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will,
für den ist kein Wind ein günstiger“

Wenn wir mit unserem Boot (unserer Power und Energie, unseren Stärken und 
Potentialen, unseren Wünschen und Motiven usw.) in See stechen (uns also in das „wirkliche Leben“ stürzen), dann können wir den Wind (der uns, manchmal „hart um die Nase“ weht) nicht bestimmen, dem Leben unsere Vorstellung nicht aufzwingen.

Aber wir können die Segel – die sich ja auf unserem Boot befinden und an denen wir selbst Hand anlegen können – entsprechend dem Wind ausrichten. Dazu müssen wir aber wissen, wo’s hingehen soll. Denn sonst ist kein Wind ein günstiger!

Sofern Sie Ihre Ziele gerne „angeleitet“ erarbeiten möchten, finden Sie hier die Methode „Zielsetzung-im-kinetischen-zeitmanagement®“. Auch die Tipps aus unserem Beitrag Selbstmanagement könnten hier hilfreich für Sie ein.

Nun können Sie anhand Ihrer kurzfristigen Ziele konkrete Aktivitäten für das kommende Jahr ableiten, die Sie dann in Ihre To-do-Liste („Aktivitäten-Check-Liste“) eintragen sollten.

1.2. Machen Sie es sich einfacher

Unterschätzen Sie nicht, wie wirkungsvoll es ist, sich Ziele zu setzen und sie täglich im Bewusstsein zu halten. Darüber hinaus aktivieren Sie die kreative Macht Ihres Unterbewusstseins für ein besseres Zeitmanagement.

1.2.1. Lassen Sie sich dreimal am Tag an Ihre Ziele erinnern

Ihr Gehirn ist ein mächtiges Werkzeug, aber es kann Ihnen nur die Bilder umsetzen, die sie ihm geben.

Die Psychologie spricht in diesem Zusammenhang von einer „strukturellen Anspannung“ im Gehirn. Das bedeutet, dass Ihr Gehirn die Diskrepanz zwischen Ihrer gegenwärtigen Realität und der Version Ihres Ziels auflösen möchte. Im Ergebnis erhöht dies Ihre Motivation, stimuliert Ihre Kreativität und erhöht Ihre Wahrnehmung für alles, was Ihnen dabei helfen kann, Ihr Ziel zu erreichen.

Nutzen Sie dafür z. B.

• Ihren Bildschirmschoner
• sogenannte Pop-Ups, die zwischendurch auf Ihrem Computer erscheinen und Sie an Ihre Ziele erinnern
• Ihre Passwörter mit Worten, die Sie inspirieren

1.2.2. Lassen Sie Ihr Unterbewusstsein für sich im Schlaf arbeiten

Wenn Sie den Erkenntnissen der Quantenphysik Glauben schenken, dann sendet Ihr Unterbewusstsein Wellen aus, die jene Menschen und Ressourcen anziehen, die sie brauchen, um ihre Ziele zu erreichen.

• Führen Sie Ihre Liste mit den Aktivitäten schon am Abend.
• Lassen Sie schon geistig einen Film ablaufen, wie der Tag für Sie laufen soll. Sie fangen dadurch an, am Morgen mit neuen Ideen auf zu wachen.
• Besorgen Sie sich schon am Vorabend alle Materialien und Informationen.
• Räumen Sie Ihren Schreibtisch so auf, dass Sie Lust haben, am nächsten Tag gleich los zu legen.

1.2.3. Erfolgssymbole

Unsere Umgebung übt auf uns alle einen großen Einfluss aus. Wenn Sie nicht bewusst gegensteuern, hat Ihre Umgebung eine psychologische Auswirkung auf Ihre Stimmung, Ihre Haltung und Ihr Verhalten. Für Ihre exzellente Performance ist es für Sie viel leichter, wenn Sie sich in Ihrem Umfeld mit Dingen umgeben, die Ihr Unterbewusstsein immer wieder an Ihre Erfolge erinnert.

• Platzieren Sie als Maßnahme für Ihr persönliches Zeitmanagement Ihre Erfolgssymbole so, dass Sie sie jeden Tag sehen.
• Nutzen Sie Symbole, die bei Ihnen die Emotion von Begeisterung auslösen. Dadurch funktioniert Ihre Programmierung Ihres Gehirns schneller.

2. Zeitmanagement-Baustein: ZEIT

2.1. Die wichtigste Frage

Grundsätzlich sollten Sie für sich klären, ob sich Ihr Zeitmanagement „nur“ auf die berufliche Performance oder auch auf Ihr Projekt „mein ganzes Leben“ beziehen soll. Die dahinterstehende Frage lautet also: Wie effizient wollen Sie wo sein?

Dabei ist es wichtig zu wissen, dass die Begriffe Effizienz und Effektivität lediglich Synonyme für die Betrachtung der Wirtschaftlichkeit („Wirtschaftlichkeitsprinzip“) sind.

Das Prinzip der Wirtschaftlichkeit bedeutet, dass Sie …

1. … mit dem geringstmöglichen Aufwand ein vorgegebenes Ziel
   (z. B. möchten Sie eine Prüfung mit möglichst wenig Lernaufwand bestehen) ODER
2. … mit einem vorgegebenen Ressourcenaufwand das bestmögliche Ergebnis erzielen
   (z. B. in einer Teilzeitbeschäftigung den größten Wertbeitrag zu Ihren Karrierezielen leisten).

Und nun zu unserer Kapitelüberschrift:

Die wichtigste Zeitmanagement Frage, die Sie sich stellen können:

Welche Tätigkeiten und Aktivitäten sind für Ihre Zielerreichung wirklich „kriegsentscheidend“?

Wenn Sie einen Blick auf Ihre täglichen Aktivitäten richten, werden Sie bemerken, dass Sie möglicherweise den ganzen Tag über Dinge tun, die einen sehr unterschiedlichen Beitrag zum „Ergebnis“ liefern.

Sie werden vielleicht oft das Gefühl haben, dass Sie „keine oder zu wenig Zeit“ haben. Wenn wir aber nun schon meinen, wir hätten keine Zeit, dann ist um so wichtiger, sich mit dem Wesentlichen zu beschäftigen, also Prioritäten zu setzen.

Es geht im Zeitmanagement im ersten Schritt immer darum, die wichtigen Aufgaben zu priorisieren. Dies führt dazu, dass Sie zukünftig die wichtigen Aufgaben richtig erledigen können.

Berücksichtigen Sie das Pareto-Prinzip und bestimmen Sie Ihre Prioritäten klar mit einem „Regelwerk“, denn Sie werden von Ihrer Führungskraft und von Ihren Kunden an den Ergebnissen gemessen und nicht an dem Grad Ihrer Geschäftigkeit.

2.2. Entlasten Sie Ihren Arbeitsspeicher für effektives Zeitmanagement

 

Sie kennen es womöglich, unerledigte Aufgaben immer wieder aufzuschieben. Ärgerlich dabei ist nicht nur, dass man durch „Aufschieberitis“ bei Deadlines am Ende unnötig unter Druck gerät. Da unser Gehirn nach erledigten und unerledigten Aufgaben unterscheidet, können wir auch ganz schwer, Tätigkeiten, die wir eigentlich gerne machen, genießen, da wir immer wieder an die unerledigten Aufgaben erinnert werden.

Reduzieren Sie diesen Effekt (Zeigarnik-Effekt), indem Sie Ihr Gehirn entlasten und alle zu erledigenden Aufgaben aufschreiben. Diese To-do-Liste unterstützt Sie zudem dabei, zu priorisieren.

Nur wenn Sie wissen, was Sie alles zu erledigen haben, können Sie den Wertbeitrag der Aufgaben untereinander – im paarweisen Vergleich – bestimmen und so priorisieren.

1. Wenn Sie über Ihre offenen Aufgaben nachdenken, sollten Sie sich nicht nur von den naheliegenden Deadlines und Aufgaben leiten lassen. Fragen Sie sich auch: Welche anderen Aktivitäten müsste ich Schritt für Schritt beginnen oder welche Kompetenz müsste ich mir aneignen, um ein noch erfüllteres Leben zu leben?
2. Sammeln Sie alle Notizen zu Ihren offenen Aufgaben an einer Stelle.
3. Gönnen Sie sich für Ihre persönliche Zufriedenheit bewusst das Ritual erledigte Aufgaben durchzustreichen oder abzuhaken.
4. Nicht alle Aktivitäten machen uns Spaß. Entscheidend ist jedoch, dass Sie am Ergebnis Spaß haben. Für viele Menschen ist die Erledigung von Aufgaben leichter, wenn sie ihre To-do-Liste oder Aktivitäten-Check-Liste mit einer Spalte „wofür“ versehen.

2.3. Planung im Kinetischen Zeitmanagement®

So viel Planung wie nötig, so wenig wie möglich

Genauso wie Planlosigkeit ein Problem für effektives Zeitmanagement sein kann, ist auch das blinde und sture Befolgen Ihres Plans eine sichere Methode, um bestmögliche Ergebnisse zu verhindern. Es kommt immer etwas dazwischen!

Erfolgreiche Menschen passen Ihren Kurs immer wieder auf die täglichen Gegebenheiten an, ohne dabei ihr Endziel aus den Augen zu verlieren.

Der wesentliche Unterschied zur traditionellen Planungstechnik besteht darin, dass wir uns nur eine (bis maximal drei) Aufgaben, die aktuell die höchste Priorität haben, aus der Aktivitäten-Check-Liste (ACL) in unseren Tagesplan übernehmen. Dies hat unter anderem folgende Vorteile:

1. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie immer an der wichtigsten Aufgabe arbeiten, also Effektivität anstreben.
2. Sie können durch 1:1-Vergleich bei Störungen und Unterbrechungen sofort erkennen, ob die „neue“ Aufgabe vorrangig zu bearbeiten ist oder in der Aktivitäten-Check-Liste (ACL) zur späteren Erledigung notiert wird.
3. Sie unterliegen nicht mehr dem psychologisch negativen Aspekt, nicht alle vorgeplanten Aufgaben erledigt zu haben; mit der Tagesplanung im Kinetischen Zeitmanagement® erledigen Sie immer das Wichtigste zuerst!
4. Sie reduzieren die Planungsunsicherheit hinsichtlich der Erledigungsdauer und der benötigten Pufferzeiten auf ein Minimum.
5. Ihre Tagesplanung dauert nur wenige Sekunden!

Im Business treten Veränderungen manchmal schneller ein, als einem lieb ist. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie flexibel bleiben können und trotzdem planvoll mit Ihrer Zeit umgehen.

2.4. Fokussieren Sie sich

Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihre eigene Zeit managen, dann liegt der Schlüssel darin, dass Sie sich Bedingungen schaffen, konzentriert zu arbeiten.

Rainer Zitelmann beschreibt in seinem Buch „Setze dir größere Ziele“ zum Thema Zeitmanagement sehr treffend, dass die meisten Menschen nur zu 80 % bei einer Sache sind. Während sie arbeiten haben sie noch im Hinterkopf, was sie später noch tun möchten, noch nicht erledigt ist und was ihnen gestern widerfahren ist.

Wenn Sie sich nur zu 80 % konzentrieren, erreichen Sie vielleicht nur 30 oder 40 % dessen, was möglich ist.

2.4.1. Störfreie Umgebung

Durch Großraumbüros sowie der Arbeit von unterwegs, ist es oft schwer, sich nicht ablenken zu lassen. Nutzen Sie Home-Office Tage, sofern Sie dies können. Viele Menschen stellen fest, dass sie an diesen Tagen produktiver sind, da sie keine Anfahrtszeiten haben und sich in der Ruhe des Heimbüros ganz auf ein Projekt konzentrieren können.

2.4.2. Pomodoro-Technik

Mit Hilfe dieser einfachen Zeitmanagement Methode können Sie wunderbar trainieren, in überschaubaren Sequenzen wieder konzentriert zu arbeiten.

Es gibt nur eine Regel: Man darf sich nicht ablenken lassen!

„Gebrauchsanweisung“ dieser Zeitmanagement Methode:

• Formulieren Sie Ihr Ziel für 25 Minuten schriftlich, damit Ihr Gehirn sich auf das Ziel ausrichten kann
• Stellen Sie Ihren Timer auf 25 Minuten
• Sobald Sie eine Aufgabe auch abgeschlossen haben, sollten Sie diese für Ihr Erfolgsgefühl durchstreichen
• Bearbeiten Sie die Aufgabe, bis der Timer klingelt
• Sofern Sie unterbrochen werden – die Unterbrechung zur späteren Erledigung nur aufschreiben
• Machen Sie eine kurze Pause (5 Minuten)
• Wir empfehlen Ihnen nach spätestens 4 Durchgängen eine längere Pause zu machen (15-20 Minuten)

Ein wichtiges Ziel dieser Zeitmanagement Methode ist es, gedankliches Abschweifen zu reduzieren und sich nicht dauernd durch Mails, Telefon, Social Media etc. ablenken zu lassen.

2.4.3. Vermeiden Sie Multitasking

Ist der Mensch für Multitasking geschaffen oder doch eher für ein Nacheinander? Und wie kommt er mit den ständigen Arbeitsunterbrechungen klar?

Dieser Frage ist die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) in einer Studie nachgegangen, die Ergebnisse sind als Forschungsbericht erschienen:

Zeitmanagement Tipps & Methoden: Forschungsbericht Multitasking der BAuA

Streng genommen können wir nichts parallel erledigen. Innerhalb von Millisekunden schaltet unser Gehirn zwischen Aufgaben hin und her. Studien belegen mittlerweile klar, dass wir für Multitasking einen „Preis“ bezahlen. Neurowissenschaftler der Universität of Michigan fanden zum Beispiel heraus, dass sich die kognitive Leistungsfähigkeit sogar um 20 bis 40 % reduzierte, wenn Aufgaben im Wechsel und nicht nacheinander bearbeitet wurden.

• Versuchen Sie bewusst, wieder fokussierter an einer einzigen Aufgabe zu arbeiten.
• Erhöhen Sie Ihre geistigen Kapazitäten, indem Sie Routinen entwickeln.

Hierfür kann Ihnen die Pomodoro-Technik aus Kapitel 2.4.2. für Ihr persönliches Zeitmanagement eine wertvolle Hilfe sein.

2.4.4. Sind Sie ein Smart-Phone Junkie?

Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre Technik im Griff haben, und nicht umgekehrt!

Checken Sie nur eine begrenzte Zeit Ihre E- Mails, und dann legen Sie Ihr Smartphone etc. weg, damit Sie sich auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren können.

Viele Umfragen belegen, dass wir im Durchschnitt pro Arbeitstag etwa

• 50 Mal am Tag unsere E-Mails checken
• 40 verschiedene Webseiten besuchen und
• noch öfter Instant Messaging Programme nutzen.

Ergänzend zur ständigen Erreichbarkeit über das Handy, die vielfältigen Angebote über soziale Netzwerke, Nachrichtendienste, Blogs und Shoppingportale kann diese Informationsflut und Reizüberflutung dazu führen, dass Ihr „Arbeitsspeicher“ im Gehirn überlastet wird.

• Entziehen Sie sich bewusst dem „Information Overkill“ und nutzen Sie für sich eine Zeit der Nicht-Erreichbarkeit.
• „Digitale Demenz“ können Sie verhindern, indem Sie sich zwischendurch immer wieder bewusst kurze Erholungspausen für Ihr Gehirn gönnen.
• Sofern Sie Lust auf ein Experiment haben, testen Sie mal eine „Informations-Abstinenz“. Sie werden erleben, dass Sie danach viel bewusster und fokussierter Informationen konsumieren.

Für Ihr persönliches Zeitmanagement können damit die Informationen im Gehirn verarbeitet und ins Langzeitgedächtnis transportiert werden.

Leeren Sie regelmäßig auch Ihren mentalen Papierkorb!

2.5. Trennen Sie sich vom Anspruch an Perfektion

Der Fußballprofil Oliver Kahn drückt es in seinem Buch Ich. Erfolg kommt von innen sehr treffend aus:

Perfektion ist der Feind des Anfangs.

Perfektion kann zur reinen Zeitverschwendung werden.

Bei vielen Menschen verhindert der Anspruch an Perfektion zudem, dass Sie Dinge abschließen bzw. gar nicht erst anfangen.

2.6. Nutzen Sie Ihren IQ

2.6.1. Die Kosten für permanente Erreichbarkeit

In einer Studie der University of London wurde nachgewiesen, dass die permanente Erreichbarkeit sowie das ständige Beantworten von E-Mails und SMS den IQ im Durchschnitt um 10 % senkten. Das ist mehr als doppelt so viel im Vergleich zum Konsum von Marihuana.

Mehr dazu Permanente Erreichbarkeit: „Infomania“ worse than marijuana

Sofern Sie jedoch Ihren gesamten IQ nicht benötigen, wäre dann für Ihr persönliches Zeitmanagement auch die Frage, ob Sie am Marihuana vielleicht mehr Spaß hätten 😉 😉 😉

2.7. „Zeitdiebe“ vermeiden

Nachfolgend finden Sie für Ihr persönliches Zeitmanagement einige Tipps zu den wesentlichsten „Zeitdieben“:

2.7.1. Unklare Zielsetzung und/oder
 mangelnde Motivation, Aufschieberitis oder Unentschlossenheit und/oder
 fehlende bzw. mangelnde Selbstdisziplin

• Setzen Sie sich Ziele! (vgl. Abschnitt „Die Methodik der Zielsetzung“)
• Setzen Sie sich kleine und überschaubare Aufgabenziele während des Tages
• Machen Sie sich bewusst, was passiert, wenn Sie die Aufgabe weiterhin aufschieben (sollte „nichts“ passieren, dann streichen Sie die Aufgabe aus Ihrer ACL)

2.7.2. Social Media

• Sofern Social Media für die Erreichung Ihrer Ziele Bedeutung hat:
  Geben Sie sich für Social Media ein Zeitlimit und überlegen Sie sich genau, welche Aktivitäten Sie innerhalb dieses Budgets erledigen wollen. Ist die Zeit verstrichen, sollten Sie genau dann die Aktivität erledigt haben.

2.7.3. Keine Prioritäten

• Klassifizieren Sie Ihre Aufgaben wenn es mehr als 20-30 „unerledigte“ sind
• Priorisieren Sie nach einem klaren Regelwerk
• „Drücken“ Sie sich nicht davor, eine Rangfolge Ihrer wichtigsten Aufgaben vorzunehmen

2.7.4. Versuch, zu viel auf einmal zu tun

• Machen Sie sich bewusst, dass wir keine zwei Aufgaben gleichzeitig erledigen können, ohne Gefahr zu laufen, weder effektiv noch effizient zu sein
• Konzentrieren Sie Ihre Energien auf eine Aufgabe und streben Sie immer an, eine begonnene Aufgabe schnellstmöglich abzuschließen

2.7.5. Keine Übersicht über anstehende Aufgaben und Aktivitäten

• Führen Sie eine Aktivitäten-Check-Liste (ACL)!

2.7.6. Überhäufter Schreibtisch und/oder schlechte Selbstorganisation und/oder 
schlechtes Ablagesystem und/oder
 Suche nach Notizen, Merkzetteln, Adressen etc.

• Berücksichtigen Sie die Tipps aus unserem Beitrag „Optimale Arbeitsplatzorganisation“

2.7.7. Papierkram, Lesevorgänge und „massig“ E-Mails

Sofern es Sie interessiert, wie Sie Ihre E-Mails in den Griff bekommen, berücksichtigen Sie die Zeitmanagement-Tipps aus dem Beitrag „Umgang mit der Informationsflut“

2.7.8. Telefonate

• Fassen Sie sich selbst kurz am Telefon.
• Bereiten Sie Gespräche vor.
• Hören Sie gut zu und machen Sie deutlich, wie lange Sie telefonieren wollen.
• Lassen Sie sich nicht auf „Rückrufspiele“ ein; machen Sie deutlich, wie Sie entscheiden oder handeln werden, wenn Sie bis zum Termin X nichts gehört haben.
• Vereinbaren Sie – wann immer möglich – Telefontermine.

2.7.9. Unangemeldete Besucher

• Legen Sie fest, welche Besucher Sie auch ohne Anmeldung sprechen können.
• Teilen Sie allen anderen Besuchern höflich aber bestimmt mit, dass Sie sich jetzt keine Zeit für sie nehmen können und bitten Sie um eine Terminabsprache.

2.8.0. Meetings

• Bestehen Sie auf eine Tagesordnung mit Priorisierung und zeitlichem Rahmen.
• Beginnen und beenden Sie selbst Besprechungen zum angegebenen Zeitpunkt.
• Bereiten Sie sich auf Ihre Besprechungen vor und sprechen Sie unvorbereitete Teilnehmer höflich aber bestimmt darauf an; vereinbaren Sie für alle gültige Spielregeln.
• Führen Sie eine Karte ein, mit der ein Teilnehmer anzeigen kann, dass er mit der Meinung des Sprechers übereinstimmt und deshalb auf weitere monologisierende Argumentationen verzichtet werden kann.
• Bereiten Sie Karten vor, um den Teilnehmern nach gewissen Zeitabständen zu signalisieren, welche Opportunitätskosten bereits durch das Meeting entstanden sind.

Weitere Zeitmanagement Tipps für Meetings finden Sie hier: 10 Regeln für effektive Meetings.

2.8.1. Privater Schwatz; zu viele „persönliche“ Beziehungen

• Private Gespräche gehören zum Betriebsalltag; zeigen Sie jedoch deutlich an, wenn Sie denken, dass Sie ab einem bestimmten Zeitpunkt Zeit verlieren.

2.8.2. Wartezeiten

• Vermeiden Sie Wartezeiten durch bessere Organisation.
• Unvermeidbare Wartezeiten sollten Sie für Ihre persönliche Entwicklung nutzen: Praktizieren Sie Mentaltraining, denken Sie über ein bestimmtes Problem nach oder nutzen Sie Wartezeiten einfach für Ihre Entspannung.

2.8.3. Ineffektive Delegation

• Delegieren Sie künftig immer nach der 6-W-Regel: 
Wer (Delegationsempfänger) macht was (Aufgabe) warum (Begründung für das wer und was) bis wann (Zwischen- und Abschlusstermine) wie (Art und Weise der Aufgabenausführung) und womit (Ressourcen)?

3. Zeitmanagement-Baustein: ENERGIE

3.1. Intelligenter Arbeiten

So paradox das auch klingt, viele ehrgeizige Menschen arbeiten zu viel. Unternehmen, Kunden, Kollegen etc. werden womöglich nie aufhören, Ihre Zeit zu beanspruchen.

Langfristiger Erfolg im Business hängt oft davon ab, dass man nicht versucht, allen Ansprüchen gerecht zu werden.

3.1.1. Für was wollen Sie Ihre Zeit wirklich nutzen?

Um Ihre Performance zu erhöhen, brauchen Sie Pausen, in denen Sie Abstand vom Alltag gewinnen können, so dass Ihnen leichter bahnbrechende Ideen und Problemlösungen einfallen.

Von Jack Canfield hat uns die Idee gefallen, die Zeit in drei Tage unterschiedlicher Qualität einzuteilen. Dies erhöht Ihre Effektivität und Sie haben gleichzeitig genügend Zeit für Interessen außerhalb Ihres Jobs.

Vorbereitungstage:

Vorbereitungstage dienen dazu, Ihre Ergebnistage so produktiv wie möglich zu gestalten.

Ergebnistage:

An diesen Tagen setzen Sie mindestens 80 % Ihrer Zeit für die Dinge ein, die Ihnen am meisten liegen und Ihnen die besten Ergebnisse einbringen. Die Vorbereitung dazu haben Sie ja sicher schon im Kapitel „Ihre Talente auch voll zur Geltung zu bringen“ gemacht 😉

Ruhe- und Erholungstage:

Diese Tage sollten nichts beinhalten, was in irgendeiner Form mit Ihrer Arbeit zu tun hat. Verhindern Sie es auch, hier berufliche Telefonate zu führen, E-Mails zu lesen oder fachliche Unterlagen zu lesen.

Es gibt nichts wichtigeres, als sich fit und gesund zu halten. Sie müssen sich Zeit für sich und Ihren Körper nehmen. Fit und gesund zu bleiben ist auch wichtig, um in der Geschäftswelt ganz vorne mit dabei zu sein.

Um produktiver zu sein, ist es notwendig, dass Sie ausgeruht sind und wieder begeistert und kreativ sein können. Neben der Bereicherung für Ihr Privatleben wird sich dies auch positiv auf Ihre beruflichen Ergebnisse auswirken.

• Gönnen Sie sich ein Experiment:
  • „Verordnen“ Sie sich mindestens für 24 Stunden einen Ruhe- und Erholungstag, sofern es Ihnen bisher noch schwer fällt, ganz ohne Arbeit zu sein.
  • Wenn Ihnen das jedoch schon leicht fällt, gestalten Sie sich diese Tage qualitativ schöner oder erhöhen die Anzahl Ihrer Ruhe- und Erholungstage. Erfahrungsgemäß sind Sie vielleicht schon permanent bemüht, Ihre Arbeitstage effektiver zu gestalten. Hier ist für viele Menschen oft der veränderte Fokus als Training für die berufliche Performancesteigerung wertvoll.
• Sofern Sie zuerst über die Auswirkung des Experiments reflektieren möchten 😉
  • Was hätte es für Sie für Auswirkungen, wenn Sie sich dieses Experiment gönnen?
  • Sofern Sie Befürchtungen hätten: Würde für Sie der Benefit daraus höher sein, als der befürchtete „Preis“?

Ziel für Ihr effektives Zeitmanagement sollte es sein, die Anzahl der Vorbereitungstage zu verringern und die Anzahl der Ergebnis- und Ruhe-/Erholungstage zu erhöhen.

3.1.2. Gute Ideen auch nutzen

Wissenschaftler haben herausgefunden, dass eine neue Idee nur für ungefähr vierzig Sekunden in unserem Kurzzeitgedächtnis bleibt und dann verloren geht.

Es ist deshalb wichtig, dass Sie

• neue Ideen sofort aufschreiben.
• sich diese Ideen für die nächsten Gelegenheiten terminlich auf „Wiedervorlage“ legen.

Wenn Sie mehr darüber lesen möchten, wie Sie Ihr Gehirn optimal nutzen können, empfehlen wir Ihnen für Ihr Zeitmanagement gerne das Buch von Christiane Stenger Gebrauchsanweisung für Ihren Kopf.

3.2. Schaffen Sie Energie für Neues

3.2.1. Aufgaben beenden

Zwanzig Dinge, die Sie wirklich abgeschlossen haben, haben für Ihre Performance mehr Kraft, als 50 Dinge, die noch unvollständig sind.

• Gewöhnen Sie sich deshalb an, weniger Dinge anzufangen und diese dann auch erfolgreich zu Ende zu bringen.
• Erledigt ist besser als perfekt! Bei welchen Aufgaben würde Sie diese Haltung dabei unterstützen, Ihre Aufgaben effektiv abzuschließen?

3.2.2. Durch äußere Ordnung zur inneren Ordnung

Zusätzlich zu den unerledigten Dingen bei der Arbeit, leiden viele Menschen auch Zuhause unter unerledigten Dingen und zu viel Unordnung. Jedoch sind es gerade die unerledigten Dinge, das Durcheinander und alter Kram, die verhindern, dass sich der gewünschte Überfluss einstellt.

• Wenn Sie sich von Altem trennen, schaffen Sie Raum für etwas Neues.
• Wenn Sie sich nicht von den Dingen trennen, die Sie nicht mehr brauchen, programmieren Sie Ihr Unterbewusstsein, als fehlten Ihnen die Fähigkeiten, genügend Geld zu verdienen, um neue Sachen kaufen zu können.
• Nutzen Sie hierfür auch die Tipps aus unserem Beitrag für Ihre optimale Arbeitsplatzgestaltung.

3.2.3. Raum schaffen für neue Perspektiven

Da alles, was noch nicht vollendet ist, Ihnen zudem wertvolle Aufmerksamkeit und Energie raubt, haben wir Ihnen für Ihr persönliches Zeitmanagement als Inspirationsquelle eine Checkliste – Bringen Sie Ihr Leben in Ordnung  als Sonderbonus erstellt.

Dinge, die Sie stören, beeinträchtigen Ihren Erfolg. Es sind oft Kleinigkeiten, die weder dringend noch lebensbedrohlich sind. Wenn Sie sich wünschen, dass diese Dinge anders wären, ziehen Sie Ihnen jedoch jedes Mal bewusst und unbewusst Energie ab.

• Nutzen Sie diese Zeitmanagement Checkliste für sich als Inspirationsquelle.
• Schauen Sie sich in Ihrem Umfeld um und ergänzen Sie auf dieser Checkliste alles, was Sie stört und ärgert.
• Wählen Sie für Ihren Start die Aufgaben, deren Erledigung am meisten Energie freisetzen und Ihnen geistigen und physischen Bewegungsspielraum bringen.

Weitere konkrete Lösungen für Ihr effizientes Zeitmanagement erhalten Sie in unserem Seminar Kinetisches Zeitmanagement®:

Seminar Kinetisches Zeitmanagement®

Damit Sie auf den Punkt genau die Unterstützung erhalten, die Sie weiter bringt.

Siehe auch: Effektive Meetings, Informationsflut, Kinetisches Zeitmanagement, Performance Caoching, Selbstmanagement, Steigerung Performance, Umgang mit E-Mails