Selbstmanagement – Die besten Gratis-Tipps

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Warum ist Selbstmanagement so entscheidend für Ihre Karriere?

Wenn Ihnen der Ruf vorausgeht, dass Sie sich nicht richtig organisieren können und man sich nicht darauf verlassen kann, dass Sie Ihre Termine einhalten, wird man sie kaum zu einer höheren Führungsaufgabe berufen.

Um bei Ihrem Chef oder Ihren Kunden Punkte zu machen, ist zudem auch Schnelligkeit ein Faktor, über den Sie sich differenzieren können. Dafür müssen Sie jedoch Ihr Selbstmanagement effizient gestalten.

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie gut Ihr Selbstmanagement schon ist und was Sie noch besser machen können.

Erfolgreiche Menschen beherrschen die Kunst, sich selbst zu organisieren und schaffen in kurzer Zeit meist erstaunlich viel. Sie sind fokussiert und wissen genau, was sie wollen. Nutzen auch Sie diese Selbstmanagement Strategien zur Steigerung Ihres Erfolgs.

Bevor Sie weiterlesen sehen Sie hier zur schnellen Orientierung den Überblick über die Empfehlungen für ein besseres Selbstmanagement:

  1. Zielsetzung

    Tipps Selbstmanagement 1:
    Auf Kurs gehen, Der Treibstoff für Ihre Motivation, Fokussierung erleichtern.

  2. Planung

    Tipps Selbstmanagement 2:
    Kernaufgaben herausfinden, So viel Planung wie nötig, so wenig wie nötig.

  3. Organisation

    Tipps Selbstmanagement 3:
    Optimale Arbeitsplatzgestaltung, Perfektionismus verhindern, Aufschieberitis vermeiden, Der „richtige“ Zeitpunkt, Energiereserven wertvoll nutzen, „Wechselkosten“ vermeiden, Aufgaben bündeln, Erinnerungswecker für mehr Konzentration.

  4. Erfolgskontrolle

    Tipps Selbstmanagement 4:
    Die 1-Minuten-Reflexion, „Erfolgskontrolle“ des Tages.

„Viel Erfolg macht viel Arbeit“, sagt ja der Volksmund. Intensiv und viel zu arbeiten sorgt jedoch nur dann für negativen Stress, wenn Ihre Arbeit unbefriedigend ist. Negativer Stress kommt meist nicht von zu langer Arbeit, sondern von unbefriedigender Arbeit.

1. Zielsetzung

1.1. Auf Kurs gehen

Zeitmanagement Tipps - ZieleSie sollten sich deshalb zunächst bewusst machen, welche Ziele Sie im Privatleben und/oder im Beruf verfolgen und welche Ansprüche Sie selbst an sich stellen.

Was wollen Sie in Ihrem Beruf und in Ihrem Privatleben erreichen bzw. was möchten Sie lernen?

Wenn Sie Ihre Lebensziele zunächst abklären, fällt es ihnen leichter, jeden Tag Prioritäten für den Tag zu setzen. In vielen Fällen reicht hierfür bereits eine kleine Liste mit Ihren Vorstellungen und Wünschen. Das Aufschreiben ordnet zudem Ihre Gedanken.

Am besten versehen Sie die formulierten Ziele gleichzeitig mit konkreten Schritten, sodass diese für Sie leichter umsetzbar werden. Für ein perfektes Selbstmanagement ist dies der erste und vielleicht auch wichtigste Schritt.

1.2. Der Treibstoff für Ihre Motivation

Gefühle sind das Benzin, damit Ihr Körper und Ihr Geist funktionieren und Ihre Ziele Realität werden lassen. Und so, wie ein Auto ohne Benzin nicht fahren kann, wird auch ein emotionsloses Ziel keine große Wirkung haben. Wenn Sie nicht motiviert sind, dann haben Sie womöglich kein Motivationsproblem sondern ein Zielproblem.

Wenn Sie sich ständig disziplinieren müssen, Dinge zu tun, die Ihnen keine Freude machen, dann wird das auf Dauer schwer funktionieren. Es deshalb so wichtig, dass Sie sich für Ziele und Aufgaben entscheiden, die Sie wirklich langfristig begeistern.

1.3. Fokussierung erleichtern

Mithilfe dieses Modells wird es Ihnen leicht fallen, etwas Struktur in Ihre Talente, Leidenschaften und Fähigkeiten zu bringen.

  1. Was können Sie besonders gut?
  2. Wofür sind andere Menschen bereit, Ihnen Geld zu bezahlen?
  3. Was tun Sie besonders gerne?

Als anschauliche Darstellung hat uns hier die Grafik von Illja Grzeskowitz gut gefallen.

Selbstmanagement - Talente nutzen

Beschäftigen Sie sich nun im zweiten Schritt mit den 4 Schnittmengen. Der Blick auf den Optimalzustand in der Mitte wird Ihnen helfen, sich zielgerichtet weiterzuentwickeln und sich zu fokussieren. Belohnt werden Sie mit einer Tätigkeit, in der Sie vollkommen aufgehen und mit der Sie Ihren Lebensunterhalt verdienen können.

Die glücklichsten Menschen sind die Menschen, die Ihre Naturtalente optimal nutzen. In unserem Karriere-Coaching lernen Sie, wie Sie am schnellsten den Optimalzustand erreichen.

2. Planung

2.1. Kernaufgaben herausfinden

Zeitmanagement Methoden - Pareto-Prinzip

Haben Sie oft das Gefühl , dass Sie „keine oder zu wenig Zeit“ haben? Dann ist um so wichtiger, sich mit dem Wesentlichen zu beschäftigen, also Prioritäten zu setzen.

Wenn Sie einen Blick auf Ihre täglichen Aktivitäten richten, werden Sie bemerken, dass Sie möglicherweise den ganzen Tag über immer wieder Dinge tun, die einen sehr unterschiedlichen Beitrag zum „Ergebnis‟ liefern.

Sie werden von Ihrer Führungskraft und von Ihren Kunden an den Ergebnissen gemessen und nicht an dem Grad Ihrer Geschäftigkeit.

Kernaufgabe:

Verwenden Sie immer wieder Zeit darauf, darüber nachzudenken, welche 20 Prozent Ihrer Aktivitäten für 80 Prozent Ihrer Ergebnisse verantwortlich ist.

2.2. So viel Planung wie nötig, so wenig wie nötig

Selbstmanagement - PlanungGenauso wie Planlosigkeit ein Problem für effektives Selbstmanagement sein kann, ist auch das blinde und sture Befolgen Ihres Plans eine sichere Methode, um bestmögliche Ergebnisse zu verhindern. Es kommt immer etwas dazwischen!

Erfolgreiche Menschen passen Ihren Kurs immer wieder auf die täglichen Gegebenheiten an, ohne dabei ihr Endziel aus den Augen zu verlieren.

Der wesentliche Unterschied zur traditionellen Planungstechnik besteht darin, dass wir uns nur eine (bis maximal drei) Aufgaben, die aktuell die höchste Priorität haben, aus der Aktivitäten-Check-Liste (ACL) – sprich To-Do-Liste – in unseren Tagesplan übernehmen. Dies hat für Ihr Selbstmanagement unter anderem folgende Vorteile:

  1. Dadurch stellen Sie sicher, dass wir immer an der wichtigsten Tätigkeit arbeiten, also Effektivität anstreben.
  2. Sie können durch 1:1-Vergleich bei Störungen und Unterbrechungen sofort erkennen, ob die „neue“ Aufgabe vorrangig zu bearbeiten ist oder in Ihrer To-Do-Liste zur späteren Erledigung notiert wird.
  3. Sie unterliegen nicht mehr dem psychologisch negativen Aspekt, nicht alle vorgeplanten Aufgaben erledigt zu haben; mit der Tagesplanung im Kinetischen Zeitmanagement® erledigen Sie immer das Wichtigste zuerst!
  4. Sie reduzieren die Planungsunsicherheit hinsichtlich der Erledigungsdauer und der benötigten Pufferzeiten auf ein Minimum.
  5. Ihre Tagesplanung dauert nur wenige Sekunden!

Pläne sind bis zu einem gewissen Grad unvermeidbar, aber planen Sie bitte nicht zu viel!

Im Business treten Veränderungen manchmal schneller ein, als einem lieb ist. Es ist für gutes Selbstmanagement von entscheidender Bedeutung, dass Sie flexibel bleiben können und trotzdem planvoll mit Ihrer Zeit umgehen.

Gekonntes Selbstmanagement bedeutet such, sich nicht zu viel vorzunehmen. Denn nichts ist ärgerlicher und demotivierender, als nicht zu schaffen, was man sich vorgenommen hat.

3. Organisation

3.1 Optimale Arbeitsplatzgestaltung

Haben Sie schon eine optimale Arbeitsplatzgestaltung?

Selbstmanagement - Arbeitsplatzorganisation

Laut einer Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung beschäftigt sich jeder Angestellte gut 70 Arbeitstage im Jahr mit Suchen, Aufräumen und Organisieren. Gutes Selbstmanagement bedeutet auch, keine Zeit für unnötiges Suchen und Aufräumen verschwenden.

Störende Dinge und Unwichtiges binden Ihre Aufmerksamkeit. Verbannen Sie deshalb diese Dinge aus Ihrem Blickfeld. Umgekehrt hören wir aber oft: „Aus den Augen, aus dem Sinn“. Das, was wir nicht direkt vor Augen haben, vergessen wir schnell. Das ist für Sie kein Thema mehr, sofern Sie eine funktionierende „To-do-Liste“ führen, in der Sie auch ggf. auch den Ablageort physischer Vorgänge eintragen (das meiste ist heute sowieso elektronisch oder in E-Mails vorhanden).

Damit Sie trotzdem nichts vergessen, erfahren Sie in unserem Beitrag Arbeitsplatzgestaltung, wie Sie Ihren Arbeitsplatz so einrichten, dass Sie leicht Ordnung halten und effektiv Ihre Dinge erledigen können.

Äußere Ordnung bringt auch Ordnung in Ihre Gedanken und macht den Kopf frei für frische Impulse.

3.2 Perfektionismus verhindern

Es ist nicht ganz einfach, das richtige Maß für Perfektionismus zu finden. Auf der einen Seite ist es notwendig, hohe Standards zu haben, um sich vom Wettbewerb abzuheben, auf der anderen Seite führt überhöhter Perfektionismus dazu, dass Sie

  • sich verzetteln,
  • Ihnen die Zeit für weitere Kernaufgaben fehlt und
  • andere die Qualität Ihres Ergebnisses nicht erkennen können.

Somit verhindern Sie durch „Blindleistung“ optimales Selbstmanagement.

Die einfache Empfehlung, den eigenen Anspruch an Perfektion zu verringern, würde Ihnen sicher nicht gerecht werden. Womöglich haben Sie schon versucht, Dinge weniger genau und sorgfältig anzugehen und hatten dabei kein gutes Gefühl.

Gönnen Sie sich folgende Reflexion für Ihr effektives Selbstmanagement:

  1. Welche Vor- und Nachteile hat Ihnen Ihr Anspruch an Perfektion in der Vergangenheit bereitet?
  2. War dies für Sie ein „gutes Geschäft“?
  3. Bei welchen Tätigkeiten kommt es nicht darauf an, diese perfekt zu machen?
  4. Wie könnte ich bei diesen Aktivitäten auf die wesentlichen 20 Prozent konzentrieren und Ihren „Muskel ökonomisches Selbstmanagement“ trainieren?
  5. Wie können Sie dafür sorgen, dass Sie sich trotzdem gut dabei fühlen?

3.3. Aufschieberitis vermeiden

Wenn Sie Dinge, die wichtig sind, vor sich herschieben, bezahlen Sie dafür einen hohen Preis. Am Ende werden diese Aufgaben dringend und das nur deshalb, weil Sie sie zu lange haben liegen lassen. Das bezahlen Sie dann mit Druck und selbst gemachter Hektik.

Legen Sie die physischen Unterlagen auf Ihren aufgeräumten Schreibtisch. Fangen Sie mit einem homöophatischen ersten Schritt an. Wenn Sie erst mal begonnen haben, ist es leichter die ungeliebte Aufgabe in kleine Etappenziele („Salami-Taktik‟) zu zerlegen. Belohnen Sie sich für erste Teilerfolge.

Manche Dinge erledigen wir auch deshalb nicht, weil wir noch keine Lösung haben. Testen Sie mal, sich diese Aufgaben am Ende Ihres Arbeitstages noch kurz anzuschauen. Damit hat Ihr Unterbewusstsein schon mal die Gelegenheit, Ihre Gedanken zu sortieren. Sie werden merken, dass Sie dann spontane Ideen bekommen und leichter aus anderer Perspektive auf die Aktivität schauen. Oder Sie nutzen eine Technik aus dem Getting things done von Dave Allen: Formulieren Sie immer nur den nächsten, konsequent zu gehenden Arbeitsschritt bei einer Aufgabe.

3.4. Der „richtige“ Zeitpunkt

Der richtige Zeitpunkt für die Bearbeitung einer Tätigkeit kann entscheidend sein.

Bedienen wir uns für Ihr optimales Selbstmanagement einmal einem Beispiel aus dem Tierreich:
Es gibt Lerchen und Eulen, auch bei den Menschen. So laufen die einen bereits frühmorgens zu Höchstleistungen auf, während die anderen eher gegen Vormittag ihr Leistungshoch haben.

Finden Sie heraus (Analyse Ihrer Leistungskurve), wann Sie Ihr Hoch haben . Sobald Sie dies wissen, stellen Sie sicher, dass Sie genau zu diesen Zeiten ungestört an Ihren wichtigsten Aufgaben arbeiten können. Legen Sie unwichtigere Aktivitäten und immer wiederkehrende Routinen in Ihre Leistungstiefs, denn z.B. E-Mails checken, Reiskostenabrechnungen, Informationstelefonate etc. können Sie auch in Ihren Leistungstiefs erledigen.

3.5. Energiereserven wertvoll nutzen

Unsere Energiereserven sind nicht unbegrenzt!

Selbstmanagement - AblenkungenUnser Gehirn verbraucht für bewusste geistige Leistungen viel mehr Energie als für automatisierte Prozesse. Fahrschüler in der Fahrschule kostet es oft immense Konzentration, das Auto zu bedien und sich im Verkehr zurecht zu finden. Wenn wir genug Erfahrung haben, laufen diese Prozesse automatisch und unser Gehirn läuft im „Energiesparmodus“. Tätigkeiten, die nach einem Muster ablaufen, verbrauchen weniger Energie.

Neben der Berücksichtigung Ihres Leistungshochs sollten Sie auch darauf achten, dass Sie durch Informationsflut und unwichtigen Entscheidungen einen Großteil Ihrer Energiereserven zu früh am Tag verschwenden.

Versuchen Sie bei wiederkehrenden Aufgaben Routinen zu entwickeln, um Ihren kognitiven Arbeitsspeicher zu entlasten.

Diese Empfehlungen im Umgang mit Ihren E-Mails werden Ihnen dabei helfen, künftig nie mehr in E-Mails zu „ertrinken“ und produktiver zu werden.

3.6. „Wechselkosten“ vermeiden

In einer Studie fanden Neurowissenschaftler der Universität of Michigan heraus, dass sich die kognitive Leistungsfähigkeit sogar um 20 bis 40 Prozent reduzierte, wenn Aufgaben im Wechsel und nicht nacheinander bearbeitet wurden (Quelle: Hrsg. Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin).

Die einzig effektive Strategie, um zwei oder mehr eilige Dinge möglichst schnell zu erledigen ist, die Aufgaben nacheinander zu bearbeiten. Wenn Sie zwischen unterschiedlichen komplexen Aufgaben hin- und herspringen, entstehen „Wechselkosten“, da sich Ihr Gehirn immer wieder neu in die anderen Themen eindenken muss.

3.7. Aufgaben bündeln

Manchmal kann es sinnvoll sein, Aufgaben zu Aufgabenblöcken zusammen zu fassen. Richten Sie sich am Besten in Ihrer To -do-Liste entsprechende Kriterien ein, nach denen Sie  E-Mails, Telefonate, Überweisungen u.v.m. filtern und „en Block‟ erledigen können.

3.8. Erinnerungswecker für mehr KonzentrationSelbstmanagement - Pause

Merken Sie im Rausch des Schaffensdrangs oft nicht, wie sehr Sie sich verausgaben? Wenn wir müde werden, schieben wir gerne alles auf.

Lt. Studien von Forschern zur Chronobiologie – der Rhythmen in unserem Körper –  schwankt unsere Leistungsfähigkeit in Wellenform im Rhythmus von etwa 90 Minuten.  Lassen Sie sich spätestens nach 90 Minuten erinnern und machen Sie eine Pause.  Denn diese regelmäßige Pausen sind wichtig, um das kreative Hoch zu erhalten.

4. Erfolgskontrolle

Wie Sie bemerkt haben, hat eine moderne und effiziente Tagesplanung und ein Aufgabenmanagement mit To-Do-Liste einige entscheidende Vorteile gegenüber dem traditionellen Zeit- und Selbstmanagement:

  1. Schnelle und unkomplizierte Bildung der Rangfolge, also die Priorisierung zu Tagesbeginn.
  2. Kein psychologischer Druck durch ein zu enges Planungskorsett.
  3. Schnelle Reaktionsmöglichkeit auf Störungen und Unterbrechungen; durch die Klassifizierung unserer Aufgaben ist auch hier eine schnelle Prioritätsentscheidung möglich.
  4. Durch die Sicherheit, immer am Wichtigsten (= effektiv) zu arbeiten keine Frustgefühle („Habe doch den ganzen Tag geschuftet und doch wieder nichts von den geplanten Dingen erledigt“) mehr.
  5. Chance, durch die Konzentration auf jeweils eine Aufgabe in der aktuellen Bearbeitung in den „Flow-Zustand“ zu kommen

Dennoch gibt es auch einen Nachteil, den wir anhand der Untersuchungen des englischen Geschichtsforscher und Soziologen C. Northcote Parkinson kompensieren müssen:

„Eine Aufgabe braucht so lange für die Erledigung, wie ihr Zeit dafür zur Verfügung gestellt wird.“

Da wir ja keine traditionelle Zeitplanung mit definiertem Anfang und Ende vornehmen (deshalb ist persönliches Zeit- und Selbstmanagement auch strikt von den Ideen des Projektmanagements zu trennen, dessen wesentliche Merkmale ja die genaue Zeit- und Ablaufplanung sind!), könnte uns das Parkinson’sche Gesetz mit ganzer Kraft treffen.

4.1. Die 1-Minuten-Reflexion

Deshalb empfehlen wir Ihnen in Anlehnung an die Bücher zum „1-Minuten-Manager“ (Blanchard/Johnson) die 1-Minuten-Reflexion.

Unterbrechen Sie jede Stunde oder zu einem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt Ihre aktuelle Tätigkeit und fragen Sie sich:

  1. Arbeite ich derzeit wirklich an der wichtigsten Aufgabe?
  2. Wenn nein, was ist die wichtigste Aufgabe?
  3. Wenn ja, gibt es eine Möglichkeit, die Bearbeitung noch zielorientierter vorzunehmen?

Mit diesen kurzen Fragen leisten Sie bereits einen großen aktiven Beitrag zu Ihrem effektiven Selbstmanagement.

4.2. „Erfolgskontrolle“ des Tages

Am Ende eines Arbeitstages sollten Sie den Tag kurz Revue passieren lassen und sich ebenfalls kurz einige Fragen stellen (dieses „Tagescontrolling“ kostet Sie lediglich 
3-5 Minuten, erbringt aber mittelfristig einen unschätzbaren Nutzen für Sie!):

  1. Was hatte ich heute für Erfolge? (Sofern Sie ein Erfolgstagebuch führen, können Sie diese dann direkt übertragen)
  2. Habe ich immer effektiv gearbeitet?
  3. Wenn nein, warum nicht? Worauf muss ich achten, wenn ich künftig ein derartiges Verhalten nicht wiederholen möchte?

Vielleicht wollen Sie jetzt noch einen kurzen Blick auf Ihre morgigen Termine werfen und damit den Arbeitstag positiv abschließen.

Ideal wäre es nun, wenn Sie ein Ritual hätten, das Ihren Job klar von Ihrem Feierabend abgrenzt.

Weitere konkrete Selbstmanagement-Tipps finden Sie auch in unseren Beiträgen Performance-Coaching und Zeitmanagagement.

Abschließend die wichtigsten Selbstmanagement-Tipps auf einen Blick:

Selbstmanagement Tipps 1: ZIELSETZUNG

1.1. Auf Kurs gehen
1.2. Der Treibstoff für Ihre Motivation
1.3. Fokussierung erleichtern

Selbstmanagement Tipps 2: PLANUNG

2.1. Kernaufgaben herausfinden
2.2. So viel Planung wie nötig, so wenig wie nötig

Selbstmanagement Tipps 3: ORGANISATION

3.1 Optimale Arbeitsplatzgestaltung
3.2 Perfektionismus verhindern
3.3. Aufschieberitis vermeiden
3.4. Der „richtige“ Zeitpunkt
3.5. Energiereserven wertvoll nutzen
3.6. „Wechselkosten“ vermeiden
3.7. Aufgaben bündeln
3.8. Erinnerungswecker für mehr Konzentration

Selbstmanagement Tipps 4: ERFOLGSKONTROLLE

4.1. Die 1-Minuten-Reflexion
4.2. „Erfolgskontrolle“ des Tages

Selbstmanagement – und jetzt?

Selbstmanagement - UmsetzungskompetenzWas sollten Sie tun, nachdem Sie diesen Beitrag gelesen haben. Wir empfehlen Ihnen mindestens einen der Selbstmanagement-Tipps gleich umzusetzen.

Wenn Sie dies nicht in den nächsten 72 Stunden tun, sinkt die Chance, dass Sie Ihr Vorhaben jemals umsetzen, auf ein Prozent.

Warten Sie nicht auf den „richtigen“ Zeitpunkt, denn dieser Zeitpunkt ist genau jetzt  😉

Zum Glück sind Ergebnisse immer noch die besten Argumente.

Weitere konkrete Lösungen für Ihr effizientes Selbstmanagement erhalten Sie in unserem Seminar Kinetischen Zeitmanagement®:

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Damit Sie auf den Punkt genau die Unterstützung erhalten, die Sie weiter bringt.

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