Zeitmanagement – Die wichtigste Frage, die Sie sich stellen sollten

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Zeitmanagement Methoden und Tipps gibt es wie Sand am Meer. In unserem Seminar Kinetisches Zeitmanagement® geht es darum, wie Sie in der modernen Business-Welt mit dem wertvollsten Gut Zeit bestmöglich umgehen. Denn die Methode, einfach noch mehr zu arbeiten, ist sicher nicht die cleverste.

Die nachfolgenden 3 Basis-Tipps haben wir für Sie als heutige Inspirationen zusammen gestellt. Damit Sie mit dem geringstmöglichen Aufwand die besten Ergebnisse erzielen können.

Zeitmanagement-Baustein: ZEITZeitmanagement Seminar - Zeit

1. Die wichtigste Frage

Grundsätzlich sollten Sie für sich klären, ob sich Ihr Zeitmanagement „nur“ auf die berufliche Performance oder auch auf Ihr Projekt „mein ganzes Leben“ beziehen soll. Die dahinterstehende Frage lautet also: Wie effizient wollen Sie wo sein?

Dabei ist es wichtig zu wissen, dass die Begriffe Effizienz und Effektivität lediglich Synonyme für die Betrachtung der Wirtschaftlichkeit („Wirtschaftlichkeitsprinzip“) sind.

Das Prinzip der Wirtschaftlichkeit bedeutet, dass Sie …

  1. … mit dem geringstmöglichen Aufwand ein vorgegebenes Ziel
    (z. B. möchten Sie eine Prüfung mit möglichst wenig Lernaufwand bestehen) ODER
  2. … mit einem vorgegebenen Ressourcenaufwand das bestmögliche Ergebnis erzielen
    (z. B. in einer Teilzeitbeschäftigung den größten Wertbeitrag zu Ihren Karrierezielen leisten).

Und nun zu unserer Kapitelüberschrift:

Die wichtigste Zeitmanagement Frage, die Sie sich stellen können:

Welche Tätigkeiten und Aktivitäten sind für Ihre Zielerreichung wirklich „kriegsentscheidend“?

Zeitmanagement Methoden - Pareto-Prinzip

Wenn Sie einen Blick auf Ihre täglichen Aktivitäten richten, werden Sie bemerken, dass Sie möglicherweise den ganzen Tag über Dinge tun, die einen sehr unterschiedlichen Beitrag zum „Ergebnis“ liefern.

Sie werden vielleicht oft das Gefühl haben, dass Sie „keine oder zu wenig Zeit“ haben. Wenn wir aber nun schon meinen, wir hätten keine Zeit, dann ist um so wichtiger, sich mit dem Wesentlichen zu beschäftigen, also Prioritäten zu setzen.

Es geht im Zeitmanagement im ersten Schritt immer darum, die wichtigen Aufgaben zu priorisieren. Dies führt dazu, dass Sie zukünftig die wichtigen Aufgaben richtig erledigen können.

Berücksichtigen Sie das Pareto-Prinzip und bestimmen Sie Ihre Prioritäten klar mit einem „Regelwerk“, denn Sie werden von Ihrer Führungskraft und von Ihren Kunden an den Ergebnissen gemessen und nicht an dem Grad Ihrer Geschäftigkeit.

2. Entlasten Sie Ihren Arbeitsspeicher für effektives Zeitmanagement

Zeitmanagement - Tod do Liste

Sie kennen es womöglich, unerledigte Aufgaben immer wieder aufzuschieben. Ärgerlich dabei ist nicht nur, dass man durch „Aufschieberitis“ bei Deadlines am Ende unnötig unter Druck gerät. Da unser Gehirn nach erledigten und unerledigten Aufgaben unterscheidet, können wir auch ganz schwer, Tätigkeiten, die wir eigentlich gerne machen, genießen, da wir immer wieder an die unerledigten Aufgaben erinnert werden.

Reduzieren Sie diesen Effekt (Zeigarnik-Effekt), indem Sie Ihr Gehirn entlasten und alle zu erledigenden Aufgaben aufschreiben. Diese To-do-Liste unterstützt Sie zudem dabei, zu priorisieren.

Nur wenn Sie wissen, was Sie alles zu erledigen haben, können Sie den Wertbeitrag der Aufgaben untereinander – im paarweisen Vergleich – bestimmen und so priorisieren.

  1. Wenn Sie über Ihre offenen Aufgaben nachdenken, sollten Sie sich nicht nur von den naheliegenden Deadlines und Aufgaben leiten lassen. Fragen Sie sich auch: Welche anderen Aktivitäten müsste ich Schritt für Schritt beginnen oder welche Kompetenz müsste ich mir aneignen, um ein noch erfüllteres Leben zu leben?Pacing / Pacen (Spiegeln)
  2. Sammeln Sie alle Notizen zu Ihren offenen Aufgaben an einer Stelle.
  3. Gönnen Sie sich für Ihre persönliche Zufriedenheit bewusst das Ritual erledigte Aufgaben durchzustreichen oder abzuhaken.
  4. Nicht alle Aktivitäten machen uns Spaß. Entscheidend ist jedoch, dass Sie am Ergebnis Spaß haben. Für viele Menschen ist die Erledigung von Aufgaben leichter, wenn sie ihre To-do-Liste oder Aktivitäten-Check-Liste mit einer Spalte „wofür“ versehen.

Zeitmanagement - Muster Aktivitaetenliste

3. Planung im Kinetischen Zeitmanagement®

So viel Planung wie nötig, so wenig wie möglich!

Genauso wie Planlosigkeit ein Problem für effektives Zeitmanagement sein kann, ist auch das blinde und sture Befolgen Ihres Plans eine sichere Methode, um bestmögliche Ergebnisse zu verhindern. Es kommt immer etwas dazwischen!

Erfolgreiche Menschen passen Ihren Kurs immer wieder auf die täglichen Gegebenheiten an, ohne dabei ihr Endziel aus den Augen zu verlieren.

Der wesentliche Unterschied zur traditionellen Planungstechnik besteht darin, dass wir uns nur eine (bis maximal drei) Aufgaben, die aktuell die höchste Priorität haben, aus der Aktivitäten-Check-Liste (ACL) in unseren Tagesplan übernehmen. Dies hat unter anderem folgende Vorteile:

  1. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie immer an der wichtigsten Aufgabe arbeiten, also Effektivität anstreben.
  2. Sie können durch 1:1-Vergleich bei Störungen und Unterbrechungen sofort erkennen, ob die „neue“ Aufgabe vorrangig zu bearbeiten ist oder in der Aktivitäten-Check-Liste (ACL) zur späteren Erledigung notiert wird.
  3. Sie unterliegen nicht mehr dem psychologisch negativen Aspekt, nicht alle vorgeplanten Aufgaben erledigt zu haben; mit der Tagesplanung im Kinetischen Zeitmanagement® erledigen Sie immer das Wichtigste zuerst!
  4. Sie reduzieren die Planungsunsicherheit hinsichtlich der Erledigungsdauer und der benötigten Pufferzeiten auf ein Minimum.
  5. Ihre Tagesplanung dauert nur wenige Sekunden!

Im Business treten Veränderungen manchmal schneller ein, als einem lieb ist. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie flexibel bleiben können und trotzdem planvoll mit Ihrer Zeit umgehen.

Weitere konkrete Lösungen für die Steigerung Ihrer Produktivität erhalten Sie in unserem Seminar Kinetisches Zeitmanagement®:

Seminar Kinetisches Zeitmanagement®

Damit Sie auf den Punkt genau die Unterstützung erhalten, die Sie weiter bringt.

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