E-Mail-Regeln und fatale Fehler, die Sie vermeiden sollten

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So nutzen Sie den E-Mail-Knigge für sich

Brauchen wir überhaupt E-Mail-Regeln? Ist es nicht ohnehin klar, wie Ihre E-Mails verstanden werden?

Keine Frage: E-Mails sind praktisch und derzeit in unserem Kommunikationsalltag fast unverzichtbar (auch wenn wir kürzlich von einer IT-Firma gelesen haben, dass diese in 3 Jahren E-Mails abschaffen und nur noch über Netzwerke kommunizieren will). Jedoch auch Ihre E-Mails sagen was über Sie aus und werden von anderen interpretiert.

Erfahren Sie hier, was andere aus Ihren E-Mails herauslesen und wie Sie auch per E-Mail einen guten Eindruck machen.

Die Herausforderung E-Mail

Die meisten von uns haben zudem wenig Zeit (Umgang mit E-Mail-Informationsflut) und sind vor allem der Meinung, es sei doch völlig klar, welche Botschaft man mit einer E-Mail „rüber“ bringen möchte.

Doch in der elektronischen Kommunikation gelten die gleichen Gesetze, wie in der direkten face-to-face-Kommunikation:

Nicht das zählt, was ich sagen wollte, sondern das, was beim anderen ankommt.

Da Ihr Gegenüber aber weder Ihre Stimme hört, noch die Bedeutung Ihrer Aussagen durch Gestik und Mimik einschätzen kann, ist das Potential für Missverständnisse deutlich höher, als im persönlichen Kontakt.

 

Denken Sie deshalb täglich an folgende Empfehlungen:

E-Mail-Regeln

1. Kurz ist gut, zu kurz ist gefährlich
   Minimal formulierte Antworten werden oft als Unzufriedenheit interpretiert, zumindest zeigen sie eine Distanz, die Sie so vielleicht gar nicht kommunizieren möchten.
2. Mehr Aufmerksamkeit für die Betreff-Zeile
   Die Betreff-Zeile ist mit dem ersten Eindruck gleich zu setzen, den Sie als Person vermitteln, wenn Sie zum Beispiel in einen Raum kommen.
   Warum wohl geben sich gute Marketing-Leute so unendlich viel Mühe, die Betreff- oder Titelzeile zu formulieren? Nutzen Sie also die Chance, hier schon einen guten Rapport aufzubauen – anstatt bereits mit der Betreff-Zeile dafür zu sorgen, dass der Empfänger genervt, gestört oder verärgert ist.
3. Benutzen Sie bei Ihren E-Mails immer eine (korrekte) Anrede
   E-Mails ohne Anrede wirken nicht nur distanziert, sondern können eine negative Information noch unbewusst verstärken. Außerdem geben Sie dem anderen zu verstehen, dass er es Ihnen nicht wert ist, sich die Mühe einer Anrede zu machen.
4. Fallen Sie nicht mit der „Tür ins Haus“
   Sie sollten sich bei E-Mails kurz fassen und nicht zu ausführlich werden. Denn wir alle ertrinken in Informationen und jeder ist dankbar, wenn er Nachrichten gut strukturiert, auf den Punkt gebracht, übermittelt bekommt. Nutzen Sie auch hier einen Satz, um Rapport herzustellen.
5. Vermeiden Sie Zweideutigkeit oder Ironie
   Geschmacklose Zweideutigkeit fällt negativ auf Sie zurück. Auch ist Ironie in E-Mails nicht angebracht, da Sie das Risiko eingehen, dass Ihre Ironie weder verstanden wird noch bei Ihrem Leser gut ankommt.
6. Nutzen Sie Ihre Signatur
   Sie erleichtern es damit Ihrem Umfeld, mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Aber das war noch nicht alles

E-Mail-Regeln: Bevor Sie auf „senden“ drücken

E-Mail-Regel Bonusmaterial

Damit Sie bessere E-Mails schreiben, vergewissern Sie sich noch kurz:

• Formulieren Sie generell positiver – und wenn Sie es mit einem Kunden zu tun haben, vor allem kundenorientiert. Sie können nicht kontrollieren, wie Ihre E-Mail interpretiert wird, Sie können dafür sorgen, dass das möglichst positiv sein wird.
• Wichtige Mails gegenlesen lassen. Gerade wenn wir denken, wenig Zeit zu haben, neigen wir dazu, kurz und knapp zu formulieren. Dann fehlt schon mal schnell ein wichtiges Wort, Schreibfehler schleichen sich ein oder ein Satz bekommt beim Lesen plötzlich eine ganz andere Bedeutung.
  

  Beispiel:

  „Fehler passieren immer wieder, vor allem wenn Sie aus Unwissenheit …“
  (Wäre doch eine ganz andere Sache, wenn hier das „sie“ klein wäre, oder?)

  Lesen Sie also bitte Ihre E-Mails vor dem Versand noch einmal kurz durch; wichtige Mails sollten Sie vielleicht sogar ausdrucken und/oder einem Dritten zum Korrektur lesen geben.

Siehe auch: Gesp, Informationsflut, Kinetisches Zeitmanagement, Selbstmanagement, Umgang mit E-Mails