9 -Video-Knigge – Dos and Don’ts für Videokonferenzen

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Für einen guten Eindruck die Dos und Don‘ts kennen

Video-Knigge wofür eigentlich? Tatsächlich gehören Video-Konferenzen für die meisten von uns mittlerweile zur täglichen Kommunikation. Doch auch, wenn man meist mit den Beteiligten nicht im selben Raum ist, gelten hier gewisse Etikette Regeln.

Wenn Sie diese versehentlich nicht beachten, kann das einen schlechten Eindruck hinterlassen und sich auch negative auf die wahrgenommene Performance von Ihnen auswirken.

Damit Sie auch in Video-Calls & Videokonferenzen einen positiven Eindruck hinterlassen, haben wir Ihnen die die Dos und Don‘ts zusammengefasst.

Video-Knigge

Dos: So verhalten Sie sich in Videokonferenzen richtig

1. Video-Knigge: Die richtige Vorbereitung

Videokonferenzen müssen mindestens genauso gut vorreitet werden, wie „normale Meetings“. Dazu gehören z. B.

  • die Prüfung der technischen Einstellungen des Programms,
  • die eigene technische Ausstattung,
  • die Planung,Versendung und Lesen der Agenda (sofern Sie das Meeting leiten) und
  • die Vorbereitung der Unterlagen.

Video-Knigge für VideokonferenzenAuch durch das Bild laufende Haustiere oder Kinder vermitteln in bestimmten Settings einen unprofessionellen Eindruck. Wenn Sie von Zuhause – aber auch vom Büro aus an einer Videokonferenz teilnehmen, hängen Sie am besten ein „Nicht stören“-Schild an die Tür oder warnen die Kollegen vor, damit Sie während der Besprechung ungestört bleiben.

Erfahren Sie ergänzend auch in unserem Beitrag „Die wichtigsten 7 Tipps, um Videokonferenzen professionell zu gestalten“ noch mehr darüber.

2. Video-Knigge: Pünktlichkeit

Auch, wenn Sie nicht selbst der Gastgeber der Konferenz sind, seien Sie pünktlich, um lästige Wartezeiten für die anderen zu vermeiden.

3. Video Knigge: Sprache & Geschwindigkeit

Fragen Sie zu Beginn des Meetings nach, ob Sie jeder Teilnehmer deutlich verstehen kann. Achten Sie darauf, dass Sie etwas langsamer als gewohnt und deutlich sprechen, damit Sie optimal verstanden werden. Besonders wenn es sich bei den anderen Teilnehmern um Menschen mit anderen Landessprachen handelt.

Bei einer Videokonferenz ist es zudem von besonderer Bedeutung, dass Sie Ihren Gesprächspartner aussprechen lassen und ihm genügend Zeit zum Antworten einräumen. Durch die oft etwas verzögerte Übertragung und den räumlichen Abstand können sonst schnell Unklarheiten entstehen.

4. Video-Knigge: Tonqualität

Der Ton spielt eine fast noch entscheidendere Rolle bei der Videokonferenz, als das Bild. Headsets und Airpads sind für Videokonferenzen viel geeigneter, als der Lautsprecher Ihres Computers, da sie Umgebungsgeräusche besser filtern und man Sie besser verstehen kann. Headsets habe noch den weiteren Vorteil, dass Sie sich selbst nicht hören können.

5. Video-Knigge: Stumm schalten Videokonferenzen: Video-Knigge

Schalten Sie Ihr Mikrofon jedoch stumm, wenn Sie nur zuhören. Das vermeidet lästige Atemgeräusche und unangenehme Situationen, falls Sie husten oder niesen müssten.

6. Video-Knigge: Ausrichtung der Kamera

Auch die richtige Ausrichtung der Kamera ist von Bedeutung. Eine falsche Positionierung kann dazu führen, dass Ihr Erscheinungsbild in der Aufnahme verzerrt wirkt. Das wiederum wirkt irritierend für die Gegenseite und kann dadurch die Konzentration vom eigentlichen Inhalt der Konferenz ablenken.

Ob Sie den passenden Bildausschnitt gewählt haben, können Sie ganz einfach durch einen „Bild-im-Bild“-Test kontrollieren.

Achten Sie dabei auf folgende Faktoren:

  • Sind Sie und alle weiteren Teilnehmer im Bild gut sichtbar?
  • Sind keine Verzerrungen oder ungünstigen Schatten vorhanden?
  • Ist das Bild gut ausgeleuchtet?
  • Ist der Hintergrund repräsentativ und frei von Ablenkungen?

Bei mehreren Teilnehmer sollte bei der Anordnung von Tischen und Stühlen und bei der Wahl des Bildausschnittes unbedingt darauf Wert gelegt werden, dass alle Teilnehmer gut sichtbar sind und niemand verdeckt wird. Auch sollte jeder Teilnehmer einen guten Blick auf die Monitore haben, über die die Videokonferenz übertragen wird.

7. Video-Knigge: Rapport verstärken

Auch in Video-Calls können Sie den Rapport verstärken, indem Sie den Teilnehmern in die Augen schauen.

Das erreichen Sie, indem Sie in die Kamera schauen. Wenn Sie dann noch aufrecht und nach vorne gebeugt sitzen, wirken Sie automatisch offener und aufmerksamer.

Achten Sie bei der Ausrichtung der Kamera darauf, dass Sie auf einer Sichtlinie mit Ihrem Gegenüber sind, sodass Sie wie im normalen Meeting Blickkontakt halten können. So stärken Sie Ihre Überzeugungskraft und nutzen Sie auch die Tipps, wie Sie bei der Kundenaquise bessere Resultate erzielen.

Sie sollten weder zu dem Gegenüber hinaufschauen, noch auf Ihn herabschauen – denn das würde unfreiwillig eine Hierarchie suggerieren. Als Orientierung sollte die Kamera in etwa mittig auf Augenhöhe in einem etwa 1,5 Meter Abstand zu Ihnen positioniert sein.

8. Video-Knigge: Atmosphäre schaffen

Vermitteln Sie zuerst gute Stimmung bevor Sie dann das Sachthema ansprechen.

Berücksichtigen Sie auch bei Videokonferenzen die einzelnen Gesprächsphasen des Rüber-Modells.

Rüber-Modell für Videokonferenzen

Oder gönnen Sie sich dazu doch direkt das Video „Das RÜBER-Modell für effektive Gesprächsführung„, damit Sie Ihre Gesprächsziele der Videokonferenz leichter erreichen.

 

Das ist eine Frage von Aufmerksamkeitsfokussierung. Es gibt immer etwas Positives zu berichten oder zu kommentieren. Wenn Sie so einsteigen, werden die Meetings konstruktiver.

9. Video-Knigge: Gestik & Mimik

In Bezug auf Gestik und Mimik sollten Sie sich bei einer Videokonferenz einfach ganz normal, wie in einem klassischen Meeting verhalten. Achten Sie jedoch darauf, auf zu ausladende Gesten zu verzichten, da diese am Bildschirm schnell falsch gedeutet werden und unter Umständen sogar aggressiv wirken können.

10. Video-Knigge: Passende Kleidung

Kleidung als Kommunikationsform wird von vielen unterschätzt. Alles wird nach dem Äußeren beurteilt. Zum Beispiel Bücher genauso wie Menschen.

Kleidung ist ein Teil des Instrumentariums Ihrer Wirkung Setzen Sie deshalb auch in Video Calls Ihre Kleidung bewusst ein. Aber was ist hier passend?

Sie können sich an dieser Faustregel orientieren:

Wählen Sie die goldene Mitte. Das bedeutet, Sie sollten weder im Pyjama noch im kompletten Geschäftsanzug mit Fliege erscheinen. Beides könnte für den speziellen Rahmen unnatürlich und deplatziert wirken.

Außerdem sollten Sie bei einer Videokonferenz unbedingt auf klein gemusterte Kleidung verzichten. Denn ob kariert, gestreift, gepunktet: Solche Muster führen am Bildschirm zur Interferenz, das heißt, sie erzeugen ein Flackern im Bild, das die Aufmerksamkeit hemmt. Setzen Sie stattdessen lieber auf gedeckte Farben.

11. Video-Knigge: Professionelles Umfeld

Man kann bekanntlich nicht nicht kommunizieren. Sie kommunizieren auch über Ihren Hintergrund. Eine schlechte Büroorganisation und Unordnung auf dem Schreibtisch wirkt zudem unprofessionell. Zusätzlich lenkt Chaos im Hintergrund die Aufmerksamkeit enorm ab. Mit einem professionellen Arbeitsumfeld vermitteln Sie Seriosität und stärken so Ihre Corporate Identity.Video-Knigge Video-Calls

Greifen Sie nur dann auf „Sreens“ zurück, wenn es dafür eine Firmenpolicy gibt. Persönlicher und wahrhaftiger wirkt immer ein „echter“ Hintergrund. Jedoch sollten Sie hier für einen aufgeräumten und passenden Rahmen sorgen. Weder eine unaufgeräumte Küche, Kinderzimmermöbel oder unaufgeräumte oder beladene Regale gehören dazu.

12. Video-Knigge: Desktop-Sharing

Wenn Sie Ihren Bildschirm teilen möchten, gehört auch das vorbereitet. Räumen Sie auch Ihren virtuellen Schreibtisch auf, damit Sie den Datenschutz nicht verletzen und Ihre Arbeit strukturiert wirkt. Erleichtern Sie sich die Arbeit indem Sie sich z. B. einen extra Video-Konferenz-Ordner anlegen. Dadurch finden Sie Ihre Dateien schnell und alle anderen Dateien auf Ihrem Schreibtisch sollten im Vorfeld an anderer Stelle abgelegt werden, damit sie nicht mehr sichtbar sind.

Wenn Sie in einer Angebotspräsentation sind, nutzen Sie gerne auch die Erfolgsfaktoren für Verkaufspräsentationen.

Video-Knigge: Sofern Sie das Meeting leiten

  1. Dies Rolle des Moderators können Sie heutzutage super durch die Technik unterstützen. Diese Verantwortung ist virtuell extrem wichtig.
  2. Sorgen Sie dann für ein sogenanntes „Check-in“.
    Sie bekommen mehr Aufmerksamkeit, wenn Sie zuerst die Teilnehmer kurz etwas zum Thema sagen lassen. Dadurch werden sie gedanklich abgeholt, da man sich automatisch konzentrieren muss.
  3. Bei mehr als zwei Personen sind Video-Calls sinnvoll.Video-Knigge für Meetings
    Jedoch werden ab acht Personen Video-Calls unproduktiv. Je größer der Kreis, desto größer ist die Distanz.
  4. Da Video-Calls viel anstrengender sind als persönliche Meetings, sollten Sie die Zeit für Video-Calls auf 45 Minuten reduzieren und die Agendapunkte übersichtlich halten. Idealerweise planen Sie für sich und Ihre Kollegen nicht mehr als 3 Video-Calls am Tag ein.
  5. Damit Ihre Kollegen mit zum Gestalter der Meetings werden, sollte es immer einen Raum geben, indem Mitarbeiter ihre Anliegen, die für alle Teilnehmer interessant sind, einbringen können.
  6. Gestalten Sie generell den Ablauf so interaktiv wie möglich. Achten Sie auch darauf, dass Sie die Vielredner eher einbremsen und die introvertierten, zurückhaltenden Kollegen mit einbeziehen.
  7. Video-Calls, die von den Inhalten für die Teilnehmer zu wenig relevant sind, fördern Multitasking.
    Da man sich unbeobachteter als in Präsenzmeetings fühlt, ist die Versuchung nebenher Mails zu checken, etc. groß. Das hat jedoch einen Preis. Multitasking ermüdet, die Konzentration sinkt und gute Ergebnisse werden verhindert. Optimieren Sie deshalb permanent die Video-Calls.

Video-Calls und VideokonferenzenWie das geht?

Nutzen Sie jeweils ein kurzes Roti-Feedback.

ROTI: Steht für „Return on Time Invest“.

Lassen Sie am Ende jedes Video-Calls die Teilnehmer bewerten, wie hilfreich der Call im Hinblick zur investierten Zeit war. Das geht ganz schnell. Lassen Sie mit den 5 Fingern an einer Hand die Teilnehmer des Meetings die Sinnhaftigkeit und den Erfolg des Meetings beurteilen:

1 Finger bedeutet ein schlechtes Zeitinvest und 5 Finger bedeuten, gut genutzte Zeit und produktives Meeting.

Oder Sie nutzen dafür die Skalentechnik. Auch damit erhalten Sie zeitsparend eine konkrete Aussage:

0 bedeutet Zeitverschwendung; 10 so schön hätte es gar nicht sein müssen 😉

  • Was können wir tun, damit bei unseren Meetings schneller mehr herauskommt?
  • Was war gut?
  • Was sollten wir beim nächsten Mal besser machen?

Klar haben Sie sich als Moderator im Vorfeld Gedanken gemacht, womöglich auch bei der Zusammenstellung der Inhalte sehr viel Mühe gegeben. Trotzdem erhalten Sie durch die fehlenden persönlichen Begegnungen nur eingeschränkt Informationen über Körpersprache und Mimik. Sie haben zudem nicht alle Teilnehmer sowie deren Reaktionen und nonverbalen Reaktionen im Blick. Umso wichtiger ist deshalb diese Rückmeldeschleife.

Sofern Sie das noch nicht kannten und Ihre Moderations- und Führungskompetenz erweitern wollen, schauen Sie sich hierzu auch gerne das Video „Virtuelle Führung Teil 1″ an.

Oder testen Ihre virtuelle Führungskompetenz im Selbst-Test.

Dauer der Video-Konferenzen

Virtuelle Meetings z. B. sind viel anstrengender als persönliche Meetings. Deshalb lieber mehrere Sprints als ein Marathon-Meeting.

Menschen engagieren sich stärker, umso näher sie dem Ziel kommen, auch deshalb sind Sprints wichtig und erhöhen die Produktivität.

Deshalb ist es wichtig, die Meeting-Dauer zu beschränken.

Lässt sich die Zahl der Onlinemeetings nicht reduzieren, sollte man zumindest versuchen, die Dauer der einzelnen Sitzungen zu begrenzen. Experten raten, nicht länger als 45 Minuten am Stück zu konferieren und Meetings so zu legen, dass Teilnehmer mindestens 15 Minuten Pause bis zum nächsten Termin einhalten können. Auf diese Weise kann sich das Gehirn etwas von der digitalen Beschallung erholen.

Aber auch bei Video-Calls macht die Dosis das Gift.

Es gilt auch hier wieder abzuwägen:

Klar hat man über Video den visuellen Kanal, um leichter ein Gefühl zu bekommen, wie es der Person geht. Viele versuchen zudem damit, den Lagerkoller zu reduzieren.

Videokonferenzen

Wer schon tagelang in Videokonferenzen war, weiß aus eigener Erfahrung, wie anstrengend das ist. Am Ende ist man nach vielen hintereinander folgenden Video-Calls wie erschlagen, obwohl man sich im Grunde kaum bewegt hat.

Durch Videokonferenzen ermüdet unser Gehirn schneller, als in persönlichen Begegnungen.

Für unser Gehirn bedeutet, der schnelle Wechsel von Kamera auf den Bildschirm, die schnellen Bildwechsel, der fehlende Blickkontakt und die Informationsdichte Höchstleistung. Zudem fehlt, z. B. durch den persönlichen Wechsel der Meetingräume, in den Begegnungen die Zeit, in der das Gehirn die Inhalte verarbeiten und abspeichern kann.

Gerade für hochsensible Menschen und dazu gehören immerhin fast 10 % der Bevölkerung, bedeutet das ergänzend Reizüberflutung, die nicht immer notwendig ist. Denn diese Menschen tun sich schwer damit, die ganzen Sinneseindrücke zu filtern.

Aber auch Menschen, die nicht hochsensibel sind, sind ergänzend damit abgelenkt, sich selber immer zu überprüfen, ob das, was man von sich selber sieht, auch der Gesamteindruck ist, den man erzeugen möchte. Viele sind dann oft zu sehr mit sich selber beschäftigt oder damit, dass der Hintergrund gut passt und auch diese Art der Selbstkontrolle kostet das Gehirn Energie.

Denn: Hätten Sie das gedacht?

Und auch hierzu gibt es interessante Untersuchungen:

Video-Knigge

 

Die meiste Zeit in den Calls schauen wir uns selber an. Das führt dazu, dass wir uns auch immer wieder neu ausrichten. Deutlich weniger Zeit verbringen Teilnehmer damit, die anderen Teilnehmer zu beobachten.

Und da man nach wie vor mit Handys auch noch telefonieren kann 😉, macht es bei einem Gespräch mit einer Person Sinn, sich trotz der visuellen Möglichkeiten zu überlegen, ob es ein Video-Call sein muss.

Stellen Sie sich deshalb im Vorfeld folgende zwei Fragen:

  1. Wie viel visuelle Kontakte hatte ich mit dieser Person in der letzten Zeit?
  2. Wie wichtig ist es für die Inhalte, die besprochen werden, sich zu sehen?

Oft ist ein Video-Call sehr nützlich, wenn man sich gegenseitig Zwischenstände und Ergebnisse in Dateien und Präsentation zeigen möchte, das ist gar keine Frage.

Aber ist das immer der Fall?Regeln für Videokonferenzen

Telefonate sind bedeutend weniger stressig und auslaugend, als ein Call mit Bild und Ton. Man weiß mittlerweile, dass ein Telefonat in Bezug auf den Informationsgehalt gleich gut, wie ein Videogespräch ist.

Von daher sollte man sich daran erinnern, dass es weiterhin die Möglichkeit gibt, zu telefonieren 😉. Telefoniere ist nur dann unangenehm, wenn man im Auto von einem Funkloch ins andere fährt oder man am Bahnsteig steht und andere mit den Hintergrundgeräuschen „belästigt“.

Die Entwicklung der Spielregeln hat für Sie folgende 2 Vorteile:

  1. Diese Klarheit und diese Rituale geben Sicherheit. Entscheidend ist auch, dass sie verschriftlicht werden. Denn dadurch haben auch neue Kollegen sofort die Orientierung und wissen, was von ihnen erwartet wird.
  2. Gleichzeitig gilt aber auch, ein Gespür bei aufkeimenden Unstimmigkeiten zu entwickeln. Denn diese Regeln sollten nicht in Stein gemeißelt sein. Situationen und Teams verändern sich, sodass diese Spielregeln auch nachjustiert werden können und sollten.

Nun wissen Sie, auf was Sie achten sollten, um einen positiven und professionellen Eindruck zu hinterlassen. Wir haben für Sie aber auch Themen gesammelt, auf die Sie lieber verzichten sollten.

Video-Knigge

Don‘ts: Das sollten Sie vermeiden

Im Gegenzug werden die folgenden fünf Punkte während einer Videokonferenz als besonders störend wahrgenommen.

1. Störgeräusche

Telefonklingeln, Gespräche nebenbei, oder das Klimpern von Kaffeetassen sind daher ein Tabu –im schlimmsten Fall werden Sie durch solche Störgeräusche von den übrigen Teilnehmern nicht mehr verstanden.

Denn, auch wenn Sie sich über einen neuen Klingelton auf Ihrem Handy freuen, ist ein klingelndes Handy ein Meeting-Killer.

Außerdem sollten Handys nach Möglichkeit während der Übertragung ausgeschaltet werden, um technische Interferenzgeräusche zu vermeiden, die ebenfalls zur Unverständlichkeit führen.

2. Notizen machen

Möchten Sie sich nebenbei Notizen machen, tun Sie das lieber handschriftlich, wenn Sie nicht über eine geräuschlose Tastatur verfügen. Die Tippgeräusche im Hintergrund, besonders wenn sie von mehreren Teilnehmern kommen, können extrem störend wirken.

3. Kein Multitasking!

Es ist sehr verführerisch, während eines Videomeetings andere Dinge nebenher zu erledigen, wenn Sie sich gerade nicht aktiv beteiligen. Jedoch merken es die anderen Teilnehmer, wenn Sie nur kurz eine Zugverbindung checken oder schnell noch die eine E-Mail fertig schreiben.

Auch, wenn Sie einfach nur gelangweilt wirken oder etwas essen stört das erheblich. Sie sollten unbedingt auf Multitasking-Tätigkeit verzichten, egal wie unauffällig Ihnen das selber vorkommt. Zudem hat es noch eine weitere Facette: Sollten Sie plötzlich gefragt sein und Sie können nicht antworten, kann das zu peinlichen Situationen führen.

4. Ihr Umfeld

Auch, wenn Sie sich mittlerweile von überall auf dem Tablet, Smartphone und Co. problemlos einwählen können, heisst das nicht, dass das sinnvoll ist und einen repräsentativen Eindruck macht.

Sie sollten deshalb darauf achten, dass der Ort, von dem aus Sie sich einwählen, nicht zu unruhig ist. Eine Teilnahme von unpassenden Orten wie beispielsweise aus dem Supermarkt, dem Zug oder der Bahnhofshalle ist extrem störend und senkt die Meetings-Qualität.

5. Kein versehentliches Entertainment!

Ähnlich nervig, wie klingelnde Handys, sind sprechende Gadgets wie Alexa, Google Assistent und Co., wenn sie mitten im Gespräch plötzlich los plappern. Sorgen Sie bitte dafür, dass solche Geräte in Ihrer Reichweite während der Videokonferenz ausgeschaltet sind und den Call nicht unnötig unterbrechen können.

Videokonferenzen bieten einige Vorteile

Keine Anreisezeit, lange Entfernungen können überbrückt werden und man kann sie in Ruhe aus dem Homeoffice erledigen.

Wenn Sie die erläuterten Punkte des Video-Knigges beherzigen, können Sie die Vorteile daraus für sich nutzen, ohne einen ungewünschten Eindruck zu hinterlassen.

Oder möchten Sie sich lieber ganz individuell unterstützen lassen?

Dann nutzen Sie doch einfach einen erfahrenen Experten:

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