Intelligent gestaltete Meetings – der Schlüssel zur besseren Unternehmenskultur
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So prägen Sie als Führungskraft eine bessere Unternehmenskultur
Meetings sind deshalb so bedeutsam für die Kultur eines Unternehmens, weil sie spiegeln, wie in diesem Unternehmen mit den Menschen, Ressourcen und Leistungsanforderungen umgegangen wird. Dabei erscheint es selbstverständlich, dass man einander zuhört und sich respektiert.
Diese Umstände allein machen ein Meeting aber noch nicht zu diesem gelungenen, befriedigenden Ereignis, dass alle voranbringt und eine besonders motivierende Mischung aus Ansporn sowie Zufriedenheit bedingt.
Erfahren Sie hier, was Sie als Führungskraft bei Ihrem nächsten Meeting besser machen können und wie Sie das Optimum aus diesem Instrument der Unternehmensführung herausholen. Denn Meetings prägen die Unternehmenskultur ebenso wie die Führungskräfte.
Die generelle Akzeptanz von Meetings
Die meisten Führungskräfte betrachten das Thema „Meeting“ mit sehr gemischten Gefühlen. Die Bewertungen von Besprechungen reichen von Zeitverschwendung bis hin zur notwendigen, aber lästigen Pflicht. Dementsprechend lieb- und fantasielos sowie gleichermaßen unorganisiert verläuft in der Regel die Planung und Durchführung von Meetings.
Dabei werden die Bedeutung, die Chancen und Möglichkeiten, die in bewusst gestalteten Meetings liegen, völlig verkannt. Vor allem die Unternehmenskultur wird von professionell gestalteten Meetings profitieren.
Was haben Meetings & Unternehmenskultur miteinander zu tun?
- Es kann in Meetings präsentiert, diskutiert und leidenschaftlich gestritten werden. Man kann ehrlich und authentisch miteinander umgehen und sich besser kennenlernen.
- Es kann aber auch beschönigt, geschwiegen und gelogen werden.
- In manchen Meetings schlafen die Teilnehmer regelmäßig ein. Manche Veranstaltungen dauern Stunden, andere werden strukturiert zeitlich limitiert, beziehungsweise aus Gewohnheit in den immer gleichen Zeitrahmen gedrückt.
- Aus einigen Meetings gehen die Teilnehmer mit guten Gefühlen und hoch motiviert heraus, aus anderen mit Bauchschmerzen und frisch aktivierter Angst vor der Führungskraft.
- Meetings können zu greifbaren Ergebnissen führen oder aber zu einem als sinnlos empfundenen Austausch nicht relevanter Informationen.
- Manche Meetings sind eine feste, regelmäßige Größe im Unternehmensalltag, andere werden nur unregelmäßig und nach einem chaotischen System organisiert.
Was sagen Meetings über die Unternehmenskultur aus?
Bereits an dieser kurzen Aufzählung konnten Sie erkennen, wie unterschiedlich Meetings verlaufen und von den Beteiligten wahr- und angenommen werden. Ihnen ist zudem auch glasklar warum sie so viel mit der Unternehmenskultur zu tun haben:
Die Chancen:
Gelingen Meetings, stärken sie sowohl die Leistungsbereitschaft und -fähigkeit, also auch das Vertrauen aller Beteiligten untereinander und das Gemeinschaftsgefühl.
Die Risiken: 
Die Welt der Meetings erscheint so bunt und facettenreich – wie aber holen Sie aus einem Meeting das Beste für Ihr Unternehmen heraus?
Gelingen sie dagegen nicht, verschwenden sie Zeit und Geld, fördern sie Unzufriedenheit, Frustration und schlechte Ergebnisse.
Schlüsselfaktoren für gelungene Meetings
Wenn Führungskräfte erfolgreiche Meetings strukturieren, sollten Sie einen Grundsatz besonders beherzigen:
Das Meeting, oder besser gesagt die für alle zielführende Meetingsequenz von der Stange gibt es nicht.
Deshalb ist zum Beispiel nicht für jedes Meeting die gleiche Zeitdauer anzusetzen. Ein Meeting, in dem es um ein wichtiges Kernthema gehen soll, kann durchaus mehrere Stunden in Anspruch nehmen, während das regelmäßige Montags-Meeting unter Umständen mit 30 Minuten effizient abläuft.
Beachten Sie deshalb das oberste Gebot: Planen Sie Ihre Meetings jeweils auf ein individuelles Ergebnis hin und nicht ziellos.
Offene Diskussionen
Besonders wichtig ist es auch, dass jedes Meeting Elemente der Wertschätzung gegenüber Beteiligten enthält. Diese öffnen die Türen für Vertrauen und offene Rückmeldungen.
Außerdem schafft ein Meeting idealerweise atmosphärisch und organisatorisch einen passenden Rahmen, der es zu einer angenehmen Erfahrung macht, die als sinnvoll wahrgenommen wird. Gestalten Sie deshalb ein transparentes, angemessenes System, um Entscheidungen zu treffen.
Doch wie könnte so ein System aussehen und wie können Sie zeitsparend bei neuen Ideen die Durchführbarkeit prüfen?
Zeit sparen
Ideen-Filter nutzen
Gerade in Workshops, aber auch in Projekten, bei Strategiesitzungen usw. werden immer wieder Ideen entwickelt, wie man es nun in Zukunft (besser) machen könnten.
Die Idee des „Ideen-Filters“ hilft hierbei, neben der quantitativen Sammlung auch eine qualitative Perspektive einzubringen.
Dazu wird die Durchführbarkeit einer Idee nach folgenden Kriterien überprüft:
- Funktionalität
- Effektivität des Ergebnisses
- Kostenbetrachtung / Rentabilität
- Dauer der Entwicklung und der Umsetzung
- Einflussfaktoren
Machen Sie Ihr nächstes Meeting doch noch effizienter, indem Sie den Ideen-Filter einmal ausprobieren.
Sie finden hierzu weitere Tipps für effektive Meetings und wie Sie Meetings am besten vorbereiten.
Struktur ja, Langeweile nein
Business Plan Review
In vielen Unternehmen hat ein regelmäßiges Business Plan Review Meeting einen festen Platz. Die Gestaltung dieses Routine-Meetings kann ein anschauliches Beispiel dafür bieten, worauf es bei Meetings noch ankommt.
Intelligente und effiziente Meetings schaffen den Spagat im Spannungsfeld zwischen straffer Organisation und Routine auf der einen Seite sowie notwendiger Varianz auf der anderen Seite.
Der CEO des US-amerikanische Unternehmens Ford Alan Mulally hat ein nach seinen eigenen Ausführungen ein sehr erfolgreiches Meeting-Konzept für den wöchentlichen Business Plan Review konzipiert.
Sein Modell besticht vor allem durch folgende Merkmale:
- Die Meeting-Struktur ist einfach, kurz und festgelegt
- Sie besteht hier aus den Teilen Check-In, Wiederholung der
unternehmerischen Leitlinien, Report der Führungskräfte über maximal 10
Minuten in einer festgelegten Report-Struktur, bei der
in immer gleichen Slides die Veränderungen markiert werden. - Es kommt eine Geste der Wertschätzung gegenüber Beteiligten hinzu
- Am Ende steht der Check-out
Als engagierte Führungskraft dürfen Sie jedoch auch den Mut haben, ab und an ungewöhnliche Meetings zu organisieren.
Mut zu exotischen Meetings
Wird ein jährliches „Meet and Greet“ im Management beispielsweise einmal mit einer Bergwanderung oder Rafting Tour verbunden, dürften die sich dabei ergebenden Gespräche ebenfalls (positiv) aus dem Rahmen fallen.
Die Beteiligten lernen sich auf eine ganz andere und neue Art kennen. Oft müssen sie sich in der Situation auf andere Art und Weise aufeinander verlassen. Auch das verleiht der Unternehmenskultur Flügel.
Fazit: Bessere Ergebnisse durch bessere Meetings
Wenn es Ihnen als Führungskraft gelingt, Meetings nicht mehr nur als notwendiges Übel, sondern als wertvolles Instrument zur Gestaltung von Unternehmenskultur und -führung zu begreifen, werden Sie bewusst mehr Sorgfalt in deren Planung investieren.
Sie werden dann wie viele Manager vor Ihnen diese Erfahrung machen: Top-Meetings stehen für gute Top-Ergebnisse.
Oder möchten Sie sich oder Ihre Führungskräfte lieber von einem erfahrenen Experten unterstützen lassen?
Führungskultur verändern: Ihr nächster Schritt
Damit Sie auf den Punkt genau die Unterstützung erhalten, die Sie weiter bringt.
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