Delegation – So delegieren Sie leichter

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Gute Delegation ist die intelligenteste Form der Arbeit

Gleichzeitig tun sich viele Führungskräfte damit aber auch schwer und vielleicht interessiert Sie das Thema, weil Sie selber gerne mehr Zeit hätten oder an Ihre Leistungsgrenzen stoßen.
Oder Ihr Team fordert mehr Verantwortung ein.

 

Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie leichter und effektiver delegieren können.

Die Krux bei der Delegation

Vielleicht ärgern Sie sich auch, weil Ihre Führungskraft Sie immer wieder dazu anregt, abzugeben und mehr zu delegieren.

Ich kann verstehen, falls Sie sich darüber ärgern, da Sie vielleicht denken, ich würde ja gerne abgeben, wenn ich nur bessere oder mehr Mitarbeiter hätte.

Die Krux daran und das wissen Sie selber ist, dass Sie, wenn Sie nicht das tun, was Sie am allerbesten können, dann auch nicht den Erfolg haben, den Sie haben könnten. Denn einer der Schlüssel zum Erfolg ist gutes Delegieren.

Der Vorteil von Delegation

Mehr Zeit für die Dinge haben, die Ihnen wichtig sind.

Und wie wär‘s, wenn Sie wüssten, wie Sie leichter und besser delegieren, damit Sie mehr Zeit für die Dinge haben, die Ihnen wichtig sind?

Hierzu werden wir uns die acht größten Stolpersteine anschauen, die Führungskräfte davon abhalten, zu delegieren.

Die Stolpersteine beim Delegieren

Die Technik, die ich Ihnen zeigen werde, ist so einfach und gerade deshalb funktioniert sie auch. Die Frage ist aber eher:

Was hält Sie momentan noch zurück, dass Sie noch nicht so delegieren, wie Sie delegieren möchten?

Unsere Erfahrung ist, dass es bei vielen Führungskräften einige Gedanken oder Denkwelten gibt, die eher als Stolpersteine fungieren. Und wenn Sie diese nicht kennen, dann können Sie Ihr Verhalten auch nicht verändern.

Bevor wir uns gleich eine Technik anschauen, die die Delegation einfacher macht, lassen Sie uns zunächst über die Hindernisse, die Ihnen vielleicht im Wege stehen, reden. Und zum Abschluss des Beitrages werden Sie noch einen Verstärker erhalten – denn, durch diesen Verstärker werden Sie bessere Ergebnisse bekommen. Aber alles der Reihe nach.

Was kann so ein Stolperstein sein, der Sie momentan noch daran hindert, effektiv zu delegieren?

Gewohnheit

Die Macht der Gewohnheit ist einer der  Stolperstein beim Delegieren. Unser Gehirn ist permanent danach ausgerichtet, Energie zu sparen. Wenn Sie Dinge hinterfragen, kostet das auch eine Form von Energie. Wenn Sie aber automatisch agieren, ohne Ihre Aktivitäten zu hinterfragen, weil Sie es gewohnt sind, kostet Sie das auch weniger Energie. Das nennt man dann Gewohnheit. Das ist ein Stolperstein dafür, dass, wenn Sie sich nicht bewusst konzentrieren, die Gefahr besteht, immer noch die Dinge zu machen, die Sie nicht tun müssten.

Lieblingsaufgaben

Jeder hat Dinge, die er einfach gerne macht, vielleicht weil er diese Dinge auch gut kann. Lieblingsaufgaben abzugeben bedeutet für viele Menschen fast „körperliche Schmerzen“. Da ist es kein Wunder, wenn so etwas zu einem Stolperstein wird und Sie von den Aufgaben viel, viel weniger delegieren.

Schlechte Erfahrungen

Unser Verhalten wird durch unsere Erfahrungen geprägt. Kein Mensch greift öfters auf die Herdplatte. Wenn Sie schlechte Erfahrungen mit der Delegation gemacht haben, Sie vielleicht mit den Ergebnissen nichts anfangen konnten oder zu spät geliefert wurde, dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie sich mit der Zeit schwertun, Dinge zu delegieren.

Geduld

Geduld ist ein wesentlicher Treiber bei der Delegation, da man in der Regel erst Zeit investieren muss, um später Zeit zu gewinnen. Auch mangelnde Geduld ist ein Stolperstein für gute Delegation.

Denn das kann passieren, wenn Sie eine Aufgabe übergeben und diese am Ende dann doch wieder selbst erledigt haben, da Sie vielleicht noch nicht die Mitarbeiter haben, die Ihrem Anspruch sofort gerecht werden.

Rückdelegation

Die Rückdelegation so zu steuern, dass Sie sie zugelassen haben, ist auch einer der Stolpersteine. Und vielleicht sind Sie erstaunt über diesen Punkt.

Autoritätsverlust

Es klingt verrückt, aber es gibt Führungskräfte, die Aufgaben dann ungern abgeben, wenn die Gefahr besteht, dass andere die Aufgabe besser erledigen könnten und sie dadurch eigene Autorität oder vielleicht auch Anerkennung verlieren.

Kontrollverlust

Der Kontrollverlust ist einer der häufigsten Gründe dafür, dass es Menschen schwerfällt zu delegieren. Sie haben Sorge, den Überblick zu verlieren oder dass das Ergebnis nicht gut genug ist und sie dadurch einen Nachteil haben.

Sorge vor Überlastung

Für exzellente Ergebnisse sind wir als Führungskraft abhängig von unserem Team und das ist häufig auch ein Grund dafür, warum Menschen sich schwertun, mehr Aufgaben loszulassen. Umsichtige Führungskräfte haben dann die Sorge, damit ihr Team zu überlasten.

Leichter delegieren – Was sind Ihre Stolpersteine?

Für Ihre erste Reflexion:

Wenn Sie sich jetzt die Stolpersteine ansehen, dann wird deutlich, dass, bevor wir über die Technik reden, Sie erst für sich Klarheit brauchen, was Ihre Stolpersteine sind und warum es Ihnen möglicherweise schwerfällt zu delegieren.

Gewohnheit

Es kostet Sie Energie, sich immer wieder zu hinterfragen. Wenn Sie eine Aufgabe bekommen, muss die Aufgabe überhaupt erledigt werden und muss die Aufgabe von Ihnen erledigt werden? Wer kann an Stelle von Ihnen diese Aufgaben erledigen, auch bei Lieblingsaufgaben?

Meine Beobachtung ist, es wird nur auf Dauer gelingen, wenn Sie bei den neuen Aufgaben, die Sie nun in Ihrem gewonnen Freiraum erledigen können, mindestens genauso viel Spaß haben und diese auch zu Ihren neuen Lieblingsaufgaben machen.

Schlechte Erfahrungen

Hierzu schauen wir uns auch eine Technik an, damit Sie zukünftig bessere Erfahrungen bei der Delegation machen. Denn am Ende des Tages, und das ist bei jedem Verhalten von uns Menschen so, muss es für Sie ein gutes Geschäft sein. Sonst wird sich das bei Ihnen nicht nachhaltig etablieren oder festsetzen.

Geduld

Im ersten Schritt werden Sie mehr investieren müssen, um später mehr Zeit zu haben.

Rückdelegation

Aus unserer Erkenntnis reicht es aus, sich dessen bewusst zu machen und aus den Erfahrungen zu lernen, bei denen Ihnen das schon mal passiert ist und Sie es zugelassen haben, dieses Bewusstsein zu entwickeln. Damit Sie, egal was passiert, diese Rückdelegation nicht mehr zulassen.

Autorität

Zum Thema Autorität stellen wir Ihnen gerne einen anderen Gedankengang zur Verfügung, denn als Führungskraft werden Sie auch danach beurteilt, wie gut Ihr Team ist. Aus unserer Sicht haben Sie gar keinen Nachteil daran, wenn jemand Dinge besser kann als Sie. Im Gegenteil, Sie können gar nicht alles besser können als Ihr Team. Von daher ist es dringend erforderlich, dass Sie Menschen für sich gewinnen, die Dinge viel besser können, als Sie es selber können.

Kontrollverlust

Zum Kontrollverlust werden wir uns später bei der Technik ansehen, was Sie tun können, damit Sie das weniger als Kontrollverlust erleben.

Sorge vor Überlastung des Teams

Wenn Sie diese Sorge haben, werden Sie gute Chancen haben dem entgegenzuwirken, wenn es Ihnen gelingt, auch die Prioritäten Ihres Teams neu zu überdenken. Dies funktioniert, wenn Sie auf der einen Seite Aufgaben abgeben können, aber auch Ihr Team neu priorisieren kann, um nicht überlastet zu werden.

Leichter delegieren – Techniken

Schauen wir uns nun die Technik dazu an, die relativ einfach ist und deshalb auch sehr gut beim Delegieren funktioniert.

7-W-Technik

Sie sollten jeweils vorgeben:

1. Wer macht
2. was
3. bis wann
4. wie
5. wozu? (Also letztendlich wofür?)
6. welche Unterstützung wird gegeben und
7. welche Kosten dürfen beansprucht werden?

Da diese Technik sehr simpel ist, möchte ich deshalb gerne mit Ihnen noch eine Stufe tiefer gehen.

Die Herausforderung – Differenzierung

Es wird so gern propagiert, dass es für eine gute Delegation ganz entscheidend ist, nur das Ergebnis vorzugeben und dem Mitarbeiter immer den Weg selbst aussuchen zu lassen. Das ist, wie ich finde, ein Stück weit zu undifferenziert betrachtet. Denn es kommt ganz stark darauf an, an wen Sie delegieren.

Es gibt nämlich einen Riesenunterschied, ob Sie an einen „Meister“ oder einen „Azubi“ delegieren. Bei einem „Meister“, kann es sein, dass Sie diesen sauer fahren oder frustrieren, wenn Sie zu sehr den Weg vorgeben. Deshalb ist es so entscheidend, dass Sie im Vorfeld wissen, wem Sie eine Aufgabe delegieren. Ob Sie es mit einem „Meister“, das heißt, ihm das Ergebnis nur vorzugeben brauchen oder ob Sie es mit einem „Azubi“ zu tun haben.

Danach sollten Sie sich Kriterien überlegen, wann es auch Sinn machen kann, dem „Azubi“ ggf. weniger den Weg vorzugeben.

Mögliche Kriterien

Lassen Sie uns die Kriterien ein bisschen differenzierter betrachten.

Zeit:

Denn wenn Sie keine Zeit haben, dann ist es umso wichtiger, dass Sie beim „Azubi“ eine genaue Vorgabe geben, da es sonst viel zu lange dauern kann.

Ausbildung:

Wenn Sie ihn ausbilden möchten und Sie die Zeit haben, damit derjenige sich den Weg selbst erarbeitet kann, dann kann es durchaus Sinn machen, hier den Weg weniger vorzugeben.

Motivation:

Auch das Thema Motivation ist ein Kriterium bei einem „Meister“. Denn, wenn Sie hier den Weg zu starr vorgeben, kann es passieren, dass Sie so einen Mitarbeiter womöglich „verärgern“.

Verantwortung:

Dann ist aber auch die Frage – Wer übernimmt wann am meisten Verantwortung? Und immer dann, wenn Sie den Weg stark vorgeben, haben Sie die Gefahr, dass jemand sagt: „Ich habe getan, was du von mir verlangt hast und ich habe es so und so abgearbeitet und jetzt ist es deine Verantwortung warum es nicht funktioniert hat.“

Das heißt also, umso mehr sollten Sie davon abhängig machen, ob Sie Zeit haben jemanden auszubilden oder erzeugen möchten, dass derjenige auch die Verantwortung übernimmt. Bei diesen Kriterien sollten Sie weniger den detaillierten Weg vorgeben.

In erster Linie ist es aber immer entscheidend, haben Sie es mit einem „Azubi“ oder einem „Meister“ zu tun und was sind Ihre Kriterien.

Leichter delegieren – Verstärker

Jetzt sollten wir uns aber noch anschauen, welche Verstärker Sie nutzen können.

Ihre Mitarbeiter werden mehr Engagement zeigen, wenn Sie es nicht nur wegen Ihnen tun oder weil Sie damit Ihr Geld verdienen müssen, sondern wenn Mitarbeiter eine persönliche Weiterentwicklung dadurch erleben. Hier geht es um das genaue Motiv des Mitarbeiters.

Wenn Sie das Motiv nutzen, dass der Mitarbeiter sich über die delegierte Aufgabe weiterentwickelt, kann das eine große Auswirkung auf das Ergebnis haben. Es ist jedoch ganz entscheidend, dass Sie Ihre Mitarbeiter sehr gut kennen und Sie Ihr Motiv so ausrichten, dass es auch zum Wunsch des Mitarbeiters passt.

Das ist die große Kunst beim Verstärker, damit er überhaupt eine verstärkende Wirkung haben kann.

Im Fazit – Leichter delegieren

Lassen Sie uns zusammenfassen, wovon Sie profitieren können:

1. Sie haben Stolpersteine, Ursachen und Gründe erfahren, die Sie vielleicht bisher ausgebremst haben.
2. Sie haben eine Technik (7-W-Regel) kennen gelernt, die so einfach ist, dass sie auch in der Praxis funktioniert.
3. Sie haben darüber hinaus noch erfahren was zu beachten ist, wenn Sie delegieren. Ob Sie an einen Azubi oder einen Meister delegieren.
4. Sie haben erfahren zu prüfen, was ist denn Ihre spezielle Zielsetzung?
5. Und Sie haben neben der 7-W-Regel noch einen Verstärker kennen und nutzen gelernt, um dem Mitarbeiter aufzuzeigen, was die Aufgabe an Weiterentwicklung für ihn bedeuten kann.

Umso passender das Motiv zu den Wünschen der Weiterentwicklung des Mitarbeiters ist, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie exzellente Ergebnisse bekommen.

Was können Sie noch tun, um mehr zu erreichen?

Nutzen Sie JETZT die Chance, Ihre Führungskompetenz auf ein neues Level zu bringen.

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