Videokonferenzen Checkliste

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So führen Sie Videokonferenzen noch erfolgreicher durch

Videokonferenzen haben gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten Hochkonjunktur.

Dennoch können wir in unserer Trainingspraxis beobachten, dass bei Videokonferenzen immer wieder die gleichen „Anfänger-Fehler“ gemacht werden.

Werden Sie ab sofort ein Profi, indem Sie die folgenden Tipps für erfolgreiche Videomeetings berücksichtigen:

1. Bereiten Sie sich auf Videokonferenzen noch besser vor als sonst

• Lassen Sie sich in die Technik einweisen oder sorgen Sie für eine Schulung aller Teilnehmer/innen.
• Checken Sie die Verbindung vor dem Meeting; nichts nervt mehr, als wenn der Funktionscheck während der Sitzung gemacht werden muss.
• Verteilen Sie eine priorisierte und mit Zielen versehene Agenda.
• Denken Sie daran, dass Videokonferenzen maximal 1 Stunde dauern sollten.
• Berücksichtigen Sie bei der Zeit- und Terminplanung eventuelle Zeitverschiebungen!
• Informieren Sie die Teilnehmer/innen rechtzeitig über Verbindungsdaten.

2. Sorgen Sie für einen passenden Raum

• Sorgen Sie für eine gleichmäßige Ausleuchtung des Raumes. Alle Teilnehmer/innen sollten gut von der Kamera erfasst werden und sichtbar bleiben.
• Der beste Hintergrund für Videokonferenzen ist blau, grau oder grün.
• Vermeiden Sie zu starke Kontraste. Das gilt übrigens auch für Ihre Kleidung!
• Der Raum sollte auf keinen Fall hallen!!

3. Starten Sie Ihre Videokonferenzen professionell

• Viele Konferenzsysteme sind mit Kugelmikrofonen ausgestattet, die Geräusche gleichmäßig aufnehmen. Also: Fenster zu bevor es losgeht!
• Bestimmen Sie einen Moderator, der durch das Meeting führt und das Rederecht verteilt.
• Stellen Sie die Teilnehmer/innen kurz allen vor, falls es sich nicht um ein regelmäßiges Meeting handelt. Stellen Sie übergroße Namensschilder – eventuell vielleicht sogar ergänzt mit der Funktion des Teilnehmers – gut sichtbar auf.

4. Während der Videokonferenz sollten Sie …

• Gläser, Kaffeetassen & Co. nicht ständig in die Hand nehmen und wieder hinstellen! Der dabei entstehende Geräuschpegel kann richtig nerven!
• ausladende Gesten vermeiden.
• ruhig am Platz sitzen bleiben und nicht mit transzendentalem Blick durch den Raum wandern oder diesen ständig verlassen – also Mobiltelefone aus und vorher auf die Toilette gehen 😉
• anderen mehr Zeit für Ihre Antworten geben, als Sie das vielleicht in einem face-to-face-Meeting tun würden.
• ein Sofort-Protokoll erstellen und die Ergebnisse nach jedem Tagesordnungspunkt zusammenfassend für alle noch einmal laut festhalten.

Erfahren Sie noch mehr in unserem Beitrag „Videokonferenzen professionell gestalten – Die 7 wichtigsten Tipps„.

Oder möchten Sie sich lieber für wichtige Videokonferenzen von einem erfahrenen Coach unterstützen lassen?

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Siehe auch: Effektive Meetings, Kritikpunkte Meetings, Meeting, Videokonferenz