Richtig delegieren – Wie funktioniert optimale Aufgabendelegation?

Leadership-Topnews

Haben Sie niemanden zum delegieren?

Lassen Sie uns ganz offen sein. Vielleicht haben Sie Mitarbeiter, denen Sie Aufgaben delegieren könnten, aber Sie haben noch nicht das Vertrauen, dass diese Aufgaben zufriedenstellen erledigt werden.

Oder ist es momentan für Sie noch verlockend, dass Sie sich mit Dingen beschäftigen, die Sie gut können?

Wenn Sie sich als Führungskraft zu stark auf operative Details konzentrieren, bringt Sie das in der Regel nicht weiter.

Nachdem Sie diesen Beitrag gelesen haben, wissen Sie, wie richtig delegieren  und wie optimale Aufgabendelegation funktioniert.

Was ist Delegation?

Wörtlich bedeutet Delegieren, Aufgaben zu „übertragen“. Als Führungskraft ist es essenziell, dass Sie sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.

Was sind die wesentlichen Aufgaben?

Die wesentlichen Aufgaben sind die Aufgaben, die den höchsten Beitrag auf Ihre Ergebnisse als Führungskraft haben.

Eine Kernaufgabe besteht immer darin, regelmäßig zu reflektieren, welche 20 Prozent Ihrer Aktivitäten für 80 Prozent Ihrer Ergebnisse verantwortlich ist.

Lassen Sie uns erst, bevor Sie die Techniken erfahren, schauen, was Ihnen persönlich mehr Delegation bringt.

Was bringt Ihnen Delegation überhaupt?

Haben Sie oft das Gefühl , dass Sie „keine oder zu wenig Zeit“ haben? Dann ist um so wichtiger, sich mit dem Wesentlichen zu beschäftigen, also Prioritäten zu setzen.

Wenn Sie einen Blick auf Ihre täglichen Aktivitäten richten, werden Sie bemerken, dass Sie möglicherweise den ganzen Tag über immer wieder Dinge tun, die einen sehr unterschiedlichen Beitrag zum „Ergebnis‟ liefern.

Sie werden von Ihrer Führungskraft und von Ihren Kunden jedoch an den Ergebnissen gemessen und nicht an dem Grad Ihrer Geschäftigkeit.

Aber da gibt es noch mehr. Und auch das ist entscheidend.

Hindernisse beim Delegieren

Wenn die Ziele bestimmt sind und die Vorgehensweise für die Ausführung der Ziele klar ist, dann beginnt der Prozess der Delegation.

Klassische Aussagen aus der Praxis

Oftmals hören wir in diesem Zusammenhang von Führungskräften Aussagen wie:

• „Ich habe niemanden zum delegieren!“
• „Delegation nervt: Erst erklärt man stundenlang und dann kann man hinterher doch alles selber machen …“
• „Ich delegiere alles! Niemand ist unersetzlich“

Alle drei Aussagen beschreiben einige der wesentlichen Probleme bei der Delegation:

Einige der wesentlichen Probleme beim Delegieren

1. Es gibt Mitarbeiter, die tatsächlich nicht delegieren können, da sie am Ende der „Delegationspyramide“ stehen.
   Dann kommt dem persönlichen Zeitmanagement oder auch Selbstmanagement eine besondere Bedeutung zu.Tatsächlich glauben jedoch viele Mitarbeiter nur, sie könnten nichts delegieren, weil sie in Wirklichkeit lieber „alles selber“ machen wollen (aus welchen Gründen auch immer!).
   Führungskräfte, die niemanden zum Delegieren haben, führen nicht wirklich! Selbst auf der horizontalen Ebene werden Aufgaben abgestimmt und miteinander im Rahmen der Zusammenarbeit erledigt.
2. Delegation kostet „am Anfang“ immer Zeit! Wenn wir jedoch niemals in die Ausbildung unserer „Azubis“ Zeit und Nerven investieren (z.B. weil Nacharbeiten nötig werden oder Fehler ausgebügelt werden müssen), dann werden wir nie „Meister“ bekommen (woher sollen es unsere Mitarbeiter denn können, wenn wir sie nicht machen lassen?). Mehr hierzu noch im nächsten Abschnitt.
3. Allerdings gibt es auch Führungskräfte, die dem anderen Extrem verfallen und alles delegieren. Auch das funktioniert so nicht:
   Führungsverantwortung kann man nicht delegieren, die Wahrnehmung spezieller Führungsaufgaben nach dem Motto „Liebe Frau Assistentin, führen Sie doch mal mein Feedback-Gespräch mit dem Mitarbeiter X“,
   lassen sich nicht delegieren u.v.m. prüfen Sie also genau, was Sie selbst machen müssen oder sollten und was sich in welchem Maße delegieren lässt.

Wichtig bei der Delegation

Ziel der Delegation ist es, Aufgaben an andere Personen zu übertragen, um den eigenen Handlungsspielraum (z.B. durch das Gewinnen von Freiräumen) zu erhöhen.

Damit Sie besser delegieren, ist es hilfreich

• die Aufgabe auch wirklich „loszulassen“
• Sie sich sicher sind, ob Sie an „Azubis“ oder an „Meister“ delegieren
• Sie ein grundsätzliches Vertrauen in die Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters haben.

Richtig delegieren – Wie funktioniert optimale Aufgabendelegation?

Damit Sie eine Aufgabe vollständig abgeben können, muss der Mitarbeiter präzise erfahren, was von ihm erwartet wird.

7-W-Regel für die Delegation

Profitieren Sie doch einfach von der 7-W-Regel für die Delegation:

• WER macht
  Die Auswahl des Delegationsempfängers kann entweder aus Kompetenzgründen (der Mitarbeiter beherrscht die Aufgabe) oder Förderungsgründen (der Mitarbeiter soll eine Tätigkeiten lernen) erfolgen;
  entsprechend sollte Unterstützung gegeben werden.
  Informieren Sie auch darüber, wer ggf. bei der Ausführung mitwirken soll.
• WAS
  Klare Definition der übertragenen Aufgabe mit entsprechender Kompetenz und Verantwortung.
  Vermitteln Sie, welches Ziel soll erreicht werden soll.
• bis WANN
  Termin für die Erledigung der Aufgabe, um sowohl für Sie als Führungskraft als auch beim Mitarbeiter eine entsprechende Zeitplanung zu ermöglichen.
  Ggf. ist es hilfreich, Zwischentermine zur Kontrolle einzuplanen.
• WIE
  Ist die klare Aussage, in welcher Form eine Aufgabe erledigt werden soll
  (präsentationsreif, handschriftlich auf Notizpapier, digital in einem bestimmten Format …).
  Klären Sie nach Reifegrad des Mitarbeiters auch, wie bei der Durchführung vorgegangen werden soll
• WOZU
  Verdeutlichung, warum diese Aufgabe gerade von diesem Mitarbeiter erledigt werden soll, um die Grundlagen der Motivation zu berücksichtigen.
• mit WELCHER Unterstützung
  Machen Sie sich auch Gedanken darüber, welche personellen Ressourcen der Mitarbeiter zur Erledigung zur Verfügung hat.
• zu WELCHEN Kosten?
  Hinweis, ob und welcher Kostenrahmen eingehalten werden soll.

Häufig erleben wir in der Praxis auch, dass Führungskräfte zwar professionell delegieren, aber mit der Zeit den Überblick verlieren, welche Aufgaben mit welchen Terminen delegiert wurden.

Mit folgenden einfachen Instrument können Sie in Ihrer To do Liste den Aufgaben noch Funktionen ergänzen, die Sie automatisch erinnern und Sie jederzeit den Überblick haben:

Ergänzungen Aufgabe:

• Verantwortlicher: An wen delegiert
• Termin: Bis wann erledigt?

Und jetzt?

Sie erinnern sich, wenn Sie Aufgaben delegieren und die Empfehlungen „richtige Delegation“ aus diesem Beitrag auch umsetzen, können Sie sich viel leichter auf Ihre wesentlichen Tätigkeiten fokussieren.

Oder möchten Sie sich oder Ihre Führungskräfte lieber  von einem erfahrenen Experten unterstützen lassen?

Führungskompetenz erweitern: Ihr nächster Schritt

Damit Sie auf den Punkt genau die Unterstützung erhalten, die Sie weiter bringt.

Siehe auch: Führung, Führungsinstrumente, Führungskompetenz, Führungsqualität, Leadership, Leadership Development, Leadership Qualitäten, Leadership Skills